(趣旨)

第1条　この訓令は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)、個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号。以下「令」という。)、湯梨浜町個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年湯梨浜町条例第3号。以下「条例」という。)及び湯梨浜町個人情報の保護に関する法律施行条例施行規則(令和5年湯梨浜町規則第11号。以下「規則」という。)に定めるもののほか、湯梨浜町が行う個人情報保護制度の事務の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令で使用する用語の意義は、法、令、条例及び規則で定める用語の例による。

(総合窓口の設置等)

第3条　町長は、個人情報保護制度に係る相談、案内等のほか、個人情報保護制度に関する総括的な事務を行う総合窓口をまちづくり企画課に設置する。

(個人情報保護制度について所掌する事務)

第4条　まちづくり企画課が行う事務は、次に掲げる事務とする。

(所管課長の職務)

第5条　所管課の課長(以下「所管課長」という。)の職務は、次に掲げるものとする。

(個人情報取扱事務の登録)

第6条　所管課長は、個人情報取扱事務を開始するとき、又は事務事業を行うに当たり個人情報を収集するときは、条例第3条第1項及び第2項の規定に基づき、規則第3条第1項に規定する個人情報取扱事務等登録届(以下「届出書」という。)に、同条第5項に規定する個人情報取扱事務登録票(以下「登録票」という。)を添付してまちづくり企画課長に届出をし、当該個人情報取扱事務を登録するものとする。ただし、当該個人情報取扱事務が条例第3条第4項に該当する場合は、この限りではない。

(個人情報取扱事務登録の変更)

第7条　所管課長は、個人情報取扱事務の登録を変更するときは、条例第3条第2項の規定に基づき、当該個人情報取扱事務の登録変更の届出をするものとする。

(個人情報登録事務の廃止)

第8条　所管課長は、個人情報取扱事務の登録を廃止するときは、まちづくり企画課長に届出書を提出するとともに、当該届出に係る個人情報を速やかに廃棄するものとする。

(本人以外収集を行う場合の手続)

第9条　所管課長は、新たに本人以外のものから当該本人の個人情報を収集(以下「本人以外収集」という。)をしようとする場合又は既に本人以外収集記録票に登録されている内容を変更して本人以外収集する場合は、法第61条第1項及び第2項への適否についてまちづくり企画課長と協議するものとする。

(目的外利用を行う場合の手続)

第10条　個人情報を利用する課の長(以下「利用課長」という。)は、新たに保有する個人情報を、その収集した目的以外の目的に利用する(以下「目的外利用」という。)場合又は既に規則第3条第5項第2号に規定する目的外利用記録票に登録されている内容を変更して目的外利用する場合は、法第69条第1項及び第2項各号への適否についてまちづくり企画課長と協議するものとする。

(外部提供を行う場合の手続き等の準用)

第11条　前2条の規定は、保有する個人情報を、当該実施機関以外のものへ提供(以下「外部提供」という。)する場合において準用する。この場合において、目的外利用記録票を規則第3条第5項第3号に規定する外部提供記録票と読み替えるものとする。

(委託を行う場合の手続)

第12条　所管課長は、新たに外部委託しようとするとき、又は既に外部委託記録票に登録されている内容を変更して外部委託するときは、予定委託先の個人情報の保護体制等について必要な調査を行うとともに、委託の内容、条件、方法等についてまちづくり企画課長と協議するものとする。

(コンピュータシステムの結合に係る事務)

第13条　所管課長は、電子計算機(以下「コンピュータシステム」という。)の通信回線への結合による処理を行うときは、コンピュータシステムの結合による処理(以下「システム結合」という。)の可否について、事前にまちづくり企画課長と協議するものとする。

(まちづくり企画課での対応)

第14条　保有個人情報の開示、訂正(追加又は削除を含む。)、利用の停止又は消去及び提供の停止の請求(以下「開示請求等」という。)についての相談及び案内は、原則としてまちづくり企画課において応じるものとし、開示請求等をしようとする者の求める保有個人情報がどのようなものであるか具体的に聴取したうえで、当該開示請求等が、法により対応すべきものであるか否かについて、確認するものとする。

(所管課の対応)

第15条　所管課職員は、開示請求等をしようとする者が直接所管課へ来た場合は、保有個人情報の開示、訂正、利用の停止又は消去若しくは提供の停止(以下「開示等」という。)を求める保有個人情報が具体的にどのようなものであるかを聴き取り、他の制度による開示等で対応できるときは、当該開示等で対応するものとし、法により対応すべきものであるときは、まちづくり企画課に案内するものとする。

(保有個人情報の特定に必要な事項の聴取)

第16条　まちづくり企画課職員は、開示請求等をしようとする者から請求に係る保有個人情報の特定に必要な事項の聴き取りを行い、当該保有個人情報を管理する課を特定のうえ、当該所管課へ連絡するものとする。

(保有個人情報の有無の確認)

第17条　まちづくり企画課職員から保有個人情報の有無及び内容等について問い合わせを受けた所管課職員は、開示請求等をしようとする者の求める保有個人情報の内容を把握したうえで、その趣旨に沿った保有個人情報が存在するか否かについて、速やかに確認し、当該保有個人情報が存在する場合には、当該保有個人情報の件名及び内容の概要をまちづくり企画課職員に伝えるものとする。

(本人及び代理人の確認)

第18条　まちづくり企画課職員は、開示請求等をしようとする者が法第76条、第90条又は第98条に規定する当該保有個人情報の本人又は未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人若しくは本人の委任による代理人(以下「法定代理人等」という。)であることを確認するものとする。

(請求書等の記載内容の確認)

第19条　まちづくり企画課職員は、開示請求等をしようとする者に請求書等への記載を求め、請求書等の提出を受けるものとする。

(補正の指導等)

第20条　まちづくり企画課職員は、前条の規定による確認の結果、当該請求書等に書き漏れ、誤り、不明確な点等がある場合には、請求書等の提出をした者(以下「請求者」という。)に対し、当該箇所を補正するよう指導するものとする。

(請求書等の受領)

第21条　まちづくり企画課職員は、請求者から請求書等を受領したときは、速やかに当該請求書等を所管課長に送付するものとする。

(請求者に対する説明)

第22条　まちづくり企画課職員は、請求書等を受領したときは、次に掲げる事項を請求者に説明するものとする。

(開示請求に係る内容の検討)

第23条　所管課長は、開示請求があった場合は、当該請求に係る保有個人情報が法第78条第1項各号に規定する不開示とする保有個人情報(以下「不開示情報」という。)に該当するかどうか等について慎重に検討するものとする。

(訂正請求に係る内容の検討)

第24条　所管課長は、訂正請求があった場合は、次の事項について慎重に確認又は検討するものとする。この場合において、保有個人情報訂正請求書に保有個人情報の誤りを立証する書類が添付されているときはそれを基に確認又は検討するものとする。

(利用の停止請求又は消去請求の検討)

第25条　所管課長は、利用停止請求又は消去請求があった場合は、次に掲げる事項について慎重に検討するものとする。

(提供の停止請求の検討)

第26条　所管課長は、提供の停止の請求があった場合は、次に掲げる事項について慎重に検討するものとする。

(事案の移送)

第27条　所管課長は、開示請求等に係る事案が他の行政機関等において開示決定等をすることに正当な理由があるときは、必要に応じて移送先の機関と協議を行い、事案を移送することとする。

(第三者からの意見聴取)

第28条　法第86条による第三者に対する意見書提出の機会の付与等の通知は所管課長が行うものとする。

(内部調整)

第29条　所管課長は、開示請求等に対する開示等の決定をしようとするときその他必要なときは、事前にまちづくり企画課長と決定の内容及びその他必要な事項について協議するものとする。

(可否決定に関する事務)

第30条　開示請求等に対する決定手続は、起案により行うものとする。起案文書には、次に掲げる書類を添付し、決裁に当たっては、まちづくり企画課長及び関係課長に合議のうえ、実施機関の長の決裁を受けるものとする。

(決定期間延長に関する事務)

第31条　前条の規定は、やむを得ない理由により、可否の決定期間を延長するときについて準用する。この場合の添付書類は、次に掲げる書類とする。

(事案の移送に関する事務)

第32条　第30条の規定は、事案を移送するときについて準用する。この場合の添付書類は次に掲げる書類とする。

(開示決定通知書の作成)

第33条　開示、一部開示又は不開示の決定をするときは、その決定の内容を規則に定める開示決定通知書又は保有個人情報不開示決定通知書により本人に通知するものとし、その作成に当たっては、次に掲げる事項に留意するものとする。

(第三者への開示決定通知書の作成)

第34条　所管課長は、反対意見書が出された保有個人情報を開示するときは、規則に定める反対意見書に係る保有個人情報の開示決定通知書により当該第三者に通知するものとし、反対意見書の受理日欄は、反対意見書を町が受理した日を記載することとする。

(保有個人情報開示決定等延長通知書の記載内容)

第35条　所管課長は、開示の請求に係る決定期間を延長するときは、規則に定める保有個人情報開示決定等期限延長通知書又は保有個人情報開示決定等期限特例延長通知書により、本人に通知するものとする。

(保有個人情報訂正決定通知書等の作成)

第36条　所管課長は、訂正又は利用停止の決定を行うときは、規則で定める保有個人情報訂正決定通知書(以下「訂正決定通知書」という。)又は保有個人情報利用停止決定通知書(以下「利用停止決定通知書」という。)により本人へ通知するものとする。

(保有個人情報訂正決定等期限延長通知書等の作成)

第37条　所管課長は、訂正又は利用停止の請求に係る決定期間を延長するときは、保有個人情報訂正決定等期限延長通知書、保有個人情報訂正決定等期限特例延長通知書、保有個人情報利用停止決定等期限延長通知書又は保有個人情報利用停止決定等期限特例延長通知書により、本人に通知するものとする。

(事案移送書等の作成)

第38条　所管課長は、事案の移送をするときは、規則に定める保有個人情報の開示請求に係る事案移送書又は保有個人情報訂正請求に係る事案移送書を他の行政機関等に送付し、保有個人情報開示請求に係る事案移送通知書又は及び保有個人情報訂正請求に係る事案移送通知書により、本人に通知するものとする。

(決定通知書等の送付)

第39条　所管課長は、開示請求等に対する決定をしたとき、決定期間の延長を決定したとき又は事案を移送したときは、速やかに決定通知書、延長通知書又は事案移送書等を送付するとともに、その写しをまちづくり企画課に送付するものとする。

(開示請求者の確認)

第40条　開示を行う職員は、保有個人情報の開示(写しの交付を含む。)を受けるため来庁した者に対し、開示決定通知書及び本人確認書類の提示又は提出を求め、開示請求者の確認を行うものとする。

(開示決定に係る閲覧の方法)

第41条　所管課職員は、当該請求に係る保有個人情報を開示請求者の希望する開示方法により開示を行うものとする。

(写しの作成)

第42条　写しの作成は、原則として庁内の複写機で複写することにより行うものとする。ただし、技術的に困難なもの等の写しの作成は、外部委託により行うことができる。

(写しの交付の方法)

第43条　所管課職員は、開示請求者が写しの作成に要する費用を納付したときは、開示決定に係る保有個人情報の写しを速やかに開示請求者に交付するものとする。

(写しの送付の方法)

第44条　所管課職員は、開示決定通知書を送付したときは、開示請求者に対し写しの作成及び送付に要する費用の前納について連絡するものとする。

(費用の徴収)

第45条　所管課職員は、写しを交付又は送付するときは、条例第4条第3項の規定により減免する場合を除き、規則第16条に規定する費用を徴収するものとする。

(訂正等の実施)

第46条　所管課長は、訂正又は利用停止(以下「訂正等」という。)の決定をしたときは、速やかに当該保有個人情報の訂正等を実施するものとする。

(提供先への通知)

第47条　所管課長は、訂正等の決定をした場合に、当該保有個人情報の提供を行っているときは、必要に応じて当該提供先に決定した内容を通知するものとする。

(審査請求書の受付)

第48条　審査請求は、行政不服審査法(平成26年法律第68号。以下「行審法」という。)第19条の規定より書面の提出によることを要するため、口頭、電話、ファクシミリ、電子メール等による審査請求があったときは、書面の提出による正規の手続により審査請求を行うよう指導するものとする。

(審査請求書の審査)

第49条　所管課長は、審査請求書の配布を受けたときは、次に掲げる事項について確認を行うものとする。

(審査請求書の補正)

第50条　所管課長は、審査請求書が前条第1項第1号又は第2号の規定の要件を満たしておらず不適法である場合であっても、補正することができるものであるときは、行審法第23条の規定により、相当の期間を定めて、審査請求人に補正を求めなければならない。

(却下の決定)

第51条　所管課長は、審査請求が次の各号のいずれかに該当するときは、当該審査請求について却下の裁決を行い、裁決書の謄本を審査請求人に送達するとともに、その写しをまちづくり企画課長に送付するものとする。また、所管課長が却下の裁決をするにあたり、まちづくり企画課長に合議のうえ、町長の決裁を受けるものとする。

(不開示決定等の取消し)

第52条　審査請求のあった処分について、当該処分をした所管課長が再検討を行い、その結果当該処分を取り消して、審査請求の全部を認容し、次の各号に掲げる裁決を行うときは、裁決書と併せて当該各号に定める通知書を審査請求人に送達するとともに、その写しをまちづくり企画課長に送付するものとする。ただし、審査請求のあった処分に対し第三者が反対の意思を表示している場合については、実施機関の判断で当該処分を取り消すことはできない。

(審査会への諮問)

第53条　所管課長は、法第105条第1項にもとづき審査会へ諮問する場合、諮問書に次に掲げる書類を添付して、まちづくり企画課長へ提出するものとする。

(審査会への対応)

第54条　所管課長は、審査会から審査請求に係る保有個人情報の原本の提出を求められたときは、これに従わなければならない。また、意見書若しくは資料の提出又は説明を求められたときは、これに応ずるものとする。

(審査請求に対する裁決)

第55条　まちづくり企画課長は、審査会が答申したときは、その答申書を諮問した実施機関の所管課長に送付するとともに、その写しを審査請求人及び参加人へ送付するものとする。また、答申書の写しを保管するものとする。