○湯梨浜町町民課と泊支所又は東郷支所間における戸籍事務取扱要綱

平成16年10月1日

訓令第106号

1 趣旨

この訓令は、湯梨浜町町民課(以下「町民課」という。)と泊支所又は東郷支所間における戸籍事務を迅速かつ円滑に処理するため、必要な事項を定めるものとする。

2 戸籍・除籍簿等の保管及び管理

戸籍・除籍簿については、町民課において磁気ディスクをもって調製し、戸籍電算システムのうち本庁にあるサーバにより管理するものとする。

磁気ディスクをもって再製された除籍・改製原戸籍については、本庁にあるサーバにより管理する。再製前の除籍簿、改製原戸籍簿は、本庁で保管するものとする。

3 帳簿類の保管と廃棄

法令等で定められた帳簿等は、町民課、泊支所及び東郷支所で保管する。

保存期間を経過した帳簿類の廃棄は、当該帳簿類を保管している部署が行うものとする。

4 送達簿及び仮受附帳の備付け

(1) 町民課と泊支所又は東郷支所間における戸籍に関する届書及びその他の関係書類(以下「届書等」という。)の授受を明らかにするため、戸籍届書等送達簿(様式第1号。以下「送達簿」という。)を備えるものとする。

(2) 泊支所又は東郷支所における届書等の授受を明らかにするため、戸籍仮受附帳(様式第2号。以下「仮受附帳」という。)を備えるものとする。ただし、受附番号を届書に記載してはならない。

(3) 前(1)(2)の規定による送達簿及び仮受附帳の保存年限は、当該年度の翌年から1年間とする。

5 届書等の受附及び送達簿の登載

(1) 届書等が、町民課に提出された場合の処理

ア 町民課は、届書等の審査を行い、受理の可否を決定するものとする。

イ 受理決定後、町民課は速やかに受附帳に登載するとともに、磁気ディスクに記録するものとする。

ウ 町民課は必要に応じ、届書等の謄本(以下「謄本」という。)を作成し、保管するとともに届書等又は謄本を関係市区町村へ送付するものとする。

(2) 届書等が、泊支所又は東郷支所に提出された場合の処理

ア 泊支所又は東郷支所は、届書等が形式的要件を満たしているかどうかの確認を行った後、直ちに町民課へ届書等を模写電送により、送信するものとする。

イ 受信した町民課は、届書等の審査を行い、受理の可否を決定するものとする。

ウ 受理決定後、町民課は泊支所又は東郷支所に受理の可否を電話で連絡する。

エ 連絡を受けた泊支所又は東郷支所は、届出人等に対し受理の可否を伝えるものとする。なお、届書等に訂正や補正が必要な場合には、届出人等に対し訂正指示を行うとともに、補正を行うものとする。

オ 受理後、泊支所又は東郷支所は仮受附帳及び送達簿に搭載するとともに、届書等に受領した年月日時間並びに仮受附帳の番号を記載し、連絡便により送達簿を添えて町民課へ送付するものとする。

カ 送付を受けた町民課は、受理決定済の届書等の写しと送付を受けた届書等との照合を行った後、速やかに受附帳に登載するとともに、磁気ディスクに記録するものとする。

キ 町民課は、必要に応じ謄本を作成し、保管するとともに届書等又は謄本を関係市区町村へ送付するものとする。また、送達簿に受領印を押印し、泊支所又は東郷支所へ返送するものとする。

ク 泊支所又は東郷支所は、町民課から送付された送達簿を所定の場所に保管するものとする。

6 帳簿の公開

(1) 戸籍及び除籍の記載事項証明又は除籍の謄本、抄本の交付は、町民課及び泊支所又は東郷支所において行うものとする。

(2) 届書その他受理した書類の証明及び届出若しくは申請の受理又は不受理の証明は、町民課で行うものとする。

7 届出済証明・埋火葬許可証等の作成・交付

(1) 出生届に係る母子健康手帳への届出済証明の作成・交付事務は、その届出のあった町民課、泊支所又は東郷支所で行うものとする。

(2) 死亡・死産届に係る埋火葬許可証及び斎場利用許可書の作成・交付事務は、届出のあった町民課、泊支所又は東郷支所で行う。

(3) 死産届が泊支所又は東郷支所に提出された場合の処理

泊支所又は東郷支所は、5―(2)―アからオまでの規定を準用し処理を行うものとする。

8 人口動態調査票・相続税法(昭和25年法律第73号)第58条通知書の作成

すべて町民課が、磁気ディスクにより作成するものとする。

9 届書等・戸籍副本の整理

すべて町民課が、受附帳に記載した順序に整理し、届書等・戸籍副本を管轄法務局へ送付するものとする。

10 不受理申出又は不受理申出取下げの処理

(1) 町民課が、申出を受け付けた場合の処理

ア 町民課は、申出の審査を行い、その可否を決定するものとする。

イ 可否決定後、町民課は、速やかに戸籍届不受理申出書受附帳(以下「不受理受附帳」という。)に登載するとともに、磁気ディスクに登録するものとする。

ウ 取下げの場合についても、申出と同様の処理を行うものとする。

(2) 泊支所又は東郷支所が申出等を受け付けた場合の処理

泊支所又は東郷支所は、5―(2)―アからオまでの規定を準用し処理を行うものとする。

11 戸籍事件表の作成

町民課が作成し、管轄法務局へ報告するものとする。

12 身上照会・後見・破産・犯歴等の関係事務

(1) 身上照会・後見・破産・犯歴等の関係事務については、町民課が行うものとする。

(2) 泊支所又は東郷支所が、身上照会又は後見・破産・犯歴等の関係通知を受領した場合、遅滞なく町民課へ転送するものとする。

13 取扱い事務所名の表示

届書等(他の市区町村からの送付分を除く。)を受理した場合は、当該届書の欄外に取扱事務所(羽合、泊又は東郷扱)を表示するものとする。

附 則

この訓令は、平成16年10月1日から施行する。

附 則(平成18年11月27日訓令第34号)

この訓令は、平成18年12月1日から施行する。

附 則(平成26年10月27日訓令第25号)

この訓令は、平成26年11月1日から施行する。

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湯梨浜町町民課と泊支所又は東郷支所間における戸籍事務取扱要綱

平成16年10月1日 訓令第106号

(平成26年11月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第7節
沿革情報
平成16年10月1日 訓令第106号
平成18年11月27日 訓令第34号
平成26年10月27日 訓令第25号