○湯梨浜町文書整理保存規程

平成16年10月1日

訓令第6号

(趣旨)

第1条 この訓令は、湯梨浜町役場庁舎及び出先機関で処理の完結した文書(以下「完結文書」という。)の整理及び保存に関し必要な事項を定めるものとする。

(整理)

第2条 完結文書は、次条に定める種別に従い、次の各号に定めるところにより主管課長が整理するものとする。

(1) 完結文書は、法令の根拠又は業務処理の分野別とし、会計年度別に編集すること。

(2) 1冊の厚さが10センチメートルを超えるとき又は完結文書の性質・形状等により1冊に編集することが困難なものは、それぞれ適当な方法により分冊すること。

(3) 2以上の年度にわたるものは、適宜分冊して編集することができる。この場合において、種別及び保存年限に十分な考慮をはらうこと。

(4) 種別の異なる文書を一緒に編集した場合は、長期の種別の文書として取り扱うこと。

(5) 図面等で文書とともに編集製本のできないものは、箱又は袋等に名称、年度及び種別を表紙の例によって記載すること。

(6) 種別の決定が困難な完結文書は、総務課長と協議して主管課長がその種別を定めるものとする。

(種別及び保存年限)

第3条 完結文書の種別及び保存年限は、法令に定めのあるもののほか、別表のとおりとする。

(保存の主管)

第4条 主管課長は、編集した完結文書が主管課における保管期間(文書の処理が完結した翌年度末までの期間をいう。)を満了したときは、様式第1号の形式によりこれを装丁し、課所ごとに番号を付け、保有簿冊登録票兼文書保存台帳(様式第2号)に登録し、当該台帳とあわせて、速やかに総務課長に引き継ぐものとする。

2 総務課長は、前項に規定する簿冊を審査し、最も良好な状態で保存するものとする。ただし、主管課において執務上常時閲覧する必要のある簿冊は、この限りでない。

(閲覧又は借用)

第5条 職員は、保存文書の閲覧又は借用をしようとするときは、保存文書閲覧(借用)(様式第3号)を総務課長に提出してその許可を受けるものとする。

(借用期間)

第6条 保存文書の借用期間は、7日以内とする。ただし、総務課長は、必要と認めた場合、借用期間を延長し、又は短縮することができる。

2 総務課長は、借用期間中であっても、その必要が生じたときは、いつでも許可を取り消すことができる。

(廃棄)

第7条 総務課長は、保存文書で保存年限を経過したものは、廃棄するものとする。この場合において、機密に属するもの又は他に悪用されるおそれのあるものは、焼却、切断等を行わなければならない。

(歴史的文書の保存)

第8条 総務課長は、前条に規定する保存文書のうち歴史的価値があると認められる文書は、前条の規定にかかわらず永久保存するものとする。

(施行期日)

1 この訓令は、平成16年10月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の日の前日までに、合併前の羽合町文書整理保存規程(平成13年羽合町訓令第1号)、泊村文書整理保存規程(昭和44年泊村訓令第2号)及び東郷町文書整理保存規程(昭和45年訓令第39号)(次項においてこれらを「合併前の訓令」という。)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によってなされたものとみなす。

3 当分の間、合併前の訓令により保存されている文書の保存年限については、なお合併前の訓令の例による。ただし、合併前の羽合町の職員の進退、賞罰に関する書類の保存年限については、永久保存とする。

(平成19年3月30日訓令第12―2号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(平成24年10月15日訓令第18号)

この訓令は、平成24年10月15日から施行する。

別表(第3条関係)

完結文書の種別及び保存年限

種別

保存年限

文書の種類

例示

第1種

永久保存

1 町の基本事項に関する文書

町の区域、合併、分離、統合、総合計画、組織その他町の存立の基本に関する文書

2 特に重要な行政事務の重要施策に関する文書

主要な施設の建設、路線の認定その他制度的変更を伴う重要施策に関する文書

原簿及び台帳の簿冊で重要な文書

文書保存台帳

工事関係書類で特に重要な文書

3 町史の資料となる文書

新たに起こった主要な事務事業、当年度の事務概要に関する文書

町報

4 例規及び令達等に関する文書

条例、規則、告示、訓令、訓、達及び指令の原義、国及び県の諸令達で重要な文書

5 町議会の提出議案、報告案及び決議書に関する文書

町議会へ提出する文書及び議会から通達を受ける議決文書等

6 採用、退職、分限処分、懲戒処分、年金等の裁定等人事管理の基本に関する文書

職員名簿、採用試験に関する文書、任用履歴書、昇任、昇格、退職年金及び遺族年金に関する文書、配置換えに関する文書

分限懲戒、進退及び賞罰に関する文書

7 行政事務執行上必要な統計資料に関する文書

町勢要覧、各種統計書、人口動態調査結果書、国勢調査結果書

本町調製の調査及び統計で将来参考となる文書

8 町長の事務引継に関する文書

町長の事務引継文書

9 叙位、叙勲、表彰、褒章等の事案に係る文書で、将来の参考となるもの

 

10 町及び関係法人又は私人の権利義務に直接関係する文書

不服の申立て、審査の請求、訴訟、調停及び和解に関する重要な文書

賠償に関する文書

財産に関する権利の得失及び貸借に関する文書

土地、建物等の取得、処分、交換、貸借等に関する文書で、権利義務に直接関係するもの

11 予算及び決算等の財務に関する重要な文書

財産台帳、予算書、決算書、町債の借入償還、財務監査その他重要なもの

12 その他永久の保存を必要とする文書

法令等の規定により10年を超えて保存を要するものは、その期限まで

第2種

10年保存

1 重要な行政事務の施策に関する文書

原簿及び台帳で永久保存に属さない文書

陳情又は請願に関する文書で重要なもの

2 会計上の帳簿及び証拠文書

寄附受納に関する重要なもの

出納に関する帳票及び証拠文書

物品の出納簿

3 国及び県の諸令達で永久に属さない文書

国又は県の訓令、指令、例規、重要な通知及び往復文書

4 行政執行上参考となる統計資料に関する文書

町税、交付税、主要な使用料、手数料等調査、企画その他必要な文書

5 その他10年保存を必要とする文書

許可、認可、契約等でその法律関係が5年を超えて保存を要するものは、その期限まで

第3種

5年保存

1 主要な行政事務の施策に関する文書で第1種及び第2種に属さないもの

内容の効力(任期、適用期間等)上、5年保存の必要なもの

官報及び県公報

補助金に関する文書

工事又は物品に関する文書

陳情又は請願に関する文書で重要でないもの

原簿及び台帳で重要でない文書

収受、発送に関する諸帳簿

出張命令簿、出勤簿

2 行政執行上参考になる軽易な統計資料に関する文書で第2種に属さないもの

調査、統計、報告、証明等

3 その他5年保存を必要とする文書

 

第4種

3年保存

1 一般行政事務の施策に関する文書

消耗品及び材料に関する受払簿

当直日誌等職員の勤務の状態を証するもの

照会、回答その他往復文書に関するもの

第1種から第3種までに定める以外の行政事務の文書

2 その他3年保存を必要とする文書

 

第5種

1年保存

第1種から第4種までに属さない文書で1年間保存を要すると認められる文書

簡易な文書

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湯梨浜町文書整理保存規程

平成16年10月1日 訓令第6号

(平成24年10月15日施行)