○湯梨浜町文書整理保存規程
平成16年10月1日
訓令第6号
(趣旨)
第1条 この訓令は、湯梨浜町役場庁舎及び出先機関で処理の完結した文書(以下「完結文書」という。)の整理及び保存に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 完結文書は、法令の根拠又は業務処理の分野別とし、会計年度別に編集すること。
(2) 1冊の厚さが10センチメートルを超えるとき又は完結文書の性質・形状等により1冊に編集することが困難なものは、それぞれ適当な方法により分冊すること。
(3) 2以上の年度にわたるものは、適宜分冊して編集することができる。この場合において、種別及び保存年限に十分な考慮をはらうこと。
(4) 種別の異なる文書を一緒に編集した場合は、長期の種別の文書として取り扱うこと。
(5) 図面等で文書とともに編集製本のできないものは、箱又は袋等に名称、年度及び種別を表紙の例によって記載すること。
(6) 種別の決定が困難な完結文書は、総務課長と協議して主管課長がその種別を定めるものとする。
(種別及び保存年限)
第3条 完結文書の種別及び保存年限は、法令に定めのあるもののほか、別表のとおりとする。
2 総務課長は、前項に規定する簿冊を審査し、最も良好な状態で保存するものとする。ただし、主管課において執務上常時閲覧する必要のある簿冊は、この限りでない。
(閲覧又は借用)
第5条 職員は、保存文書の閲覧又は借用をしようとするときは、保存文書閲覧(借用)票(様式第3号)を総務課長に提出してその許可を受けるものとする。
(借用期間)
第6条 保存文書の借用期間は、7日以内とする。ただし、総務課長は、必要と認めた場合、借用期間を延長し、又は短縮することができる。
2 総務課長は、借用期間中であっても、その必要が生じたときは、いつでも許可を取り消すことができる。
(廃棄)
第7条 総務課長は、保存文書で保存年限を経過したものは、廃棄するものとする。この場合において、機密に属するもの又は他に悪用されるおそれのあるものは、焼却、切断等を行わなければならない。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成16年10月1日から施行する。
3 当分の間、合併前の訓令により保存されている文書の保存年限については、なお合併前の訓令の例による。ただし、合併前の羽合町の職員の進退、賞罰に関する書類の保存年限については、永久保存とする。
附則(平成19年3月30日訓令第12―2号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成24年10月15日訓令第18号)
この訓令は、平成24年10月15日から施行する。
別表(第3条関係)
完結文書の種別及び保存年限
種別 | 保存年限 | 文書の種類 | 例示 |
第1種 | 永久保存 | 1 町の基本事項に関する文書 | 町の区域、合併、分離、統合、総合計画、組織その他町の存立の基本に関する文書 |
2 特に重要な行政事務の重要施策に関する文書 | 主要な施設の建設、路線の認定その他制度的変更を伴う重要施策に関する文書 | ||
原簿及び台帳の簿冊で重要な文書 | |||
文書保存台帳 | |||
工事関係書類で特に重要な文書 | |||
3 町史の資料となる文書 | 新たに起こった主要な事務事業、当年度の事務概要に関する文書 | ||
町報 | |||
4 例規及び令達等に関する文書 | 条例、規則、告示、訓令、訓、達及び指令の原義、国及び県の諸令達で重要な文書 | ||
5 町議会の提出議案、報告案及び決議書に関する文書 | 町議会へ提出する文書及び議会から通達を受ける議決文書等 | ||
6 採用、退職、分限処分、懲戒処分、年金等の裁定等人事管理の基本に関する文書 | 職員名簿、採用試験に関する文書、任用履歴書、昇任、昇格、退職年金及び遺族年金に関する文書、配置換えに関する文書 | ||
分限懲戒、進退及び賞罰に関する文書 | |||
7 行政事務執行上必要な統計資料に関する文書 | 町勢要覧、各種統計書、人口動態調査結果書、国勢調査結果書 | ||
本町調製の調査及び統計で将来参考となる文書 | |||
8 町長の事務引継に関する文書 | 町長の事務引継文書 | ||
9 叙位、叙勲、表彰、褒章等の事案に係る文書で、将来の参考となるもの |
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10 町及び関係法人又は私人の権利義務に直接関係する文書 | 不服の申立て、審査の請求、訴訟、調停及び和解に関する重要な文書 | ||
賠償に関する文書 | |||
財産に関する権利の得失及び貸借に関する文書 | |||
土地、建物等の取得、処分、交換、貸借等に関する文書で、権利義務に直接関係するもの | |||
11 予算及び決算等の財務に関する重要な文書 | 財産台帳、予算書、決算書、町債の借入償還、財務監査その他重要なもの | ||
12 その他永久の保存を必要とする文書 | 法令等の規定により10年を超えて保存を要するものは、その期限まで | ||
第2種 | 10年保存 | 1 重要な行政事務の施策に関する文書 | 原簿及び台帳で永久保存に属さない文書 |
陳情又は請願に関する文書で重要なもの | |||
2 会計上の帳簿及び証拠文書 | 寄附受納に関する重要なもの | ||
出納に関する帳票及び証拠文書 | |||
物品の出納簿 | |||
3 国及び県の諸令達で永久に属さない文書 | 国又は県の訓令、指令、例規、重要な通知及び往復文書 | ||
4 行政執行上参考となる統計資料に関する文書 | 町税、交付税、主要な使用料、手数料等調査、企画その他必要な文書 | ||
5 その他10年保存を必要とする文書 | 許可、認可、契約等でその法律関係が5年を超えて保存を要するものは、その期限まで | ||
第3種 | 5年保存 | 1 主要な行政事務の施策に関する文書で第1種及び第2種に属さないもの | 内容の効力(任期、適用期間等)上、5年保存の必要なもの |
官報及び県公報 | |||
補助金に関する文書 | |||
工事又は物品に関する文書 | |||
陳情又は請願に関する文書で重要でないもの | |||
原簿及び台帳で重要でない文書 | |||
収受、発送に関する諸帳簿 | |||
出張命令簿、出勤簿 | |||
2 行政執行上参考になる軽易な統計資料に関する文書で第2種に属さないもの | 調査、統計、報告、証明等 | ||
3 その他5年保存を必要とする文書 |
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第4種 | 3年保存 | 1 一般行政事務の施策に関する文書 | 消耗品及び材料に関する受払簿 |
当直日誌等職員の勤務の状態を証するもの | |||
照会、回答その他往復文書に関するもの | |||
第1種から第3種までに定める以外の行政事務の文書 | |||
2 その他3年保存を必要とする文書 |
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第5種 | 1年保存 | 第1種から第4種までに属さない文書で1年間保存を要すると認められる文書 | 簡易な文書 |