○湯梨浜町文書事務規程
平成16年10月1日
訓令第4号
目次
第1章 総則(第1条―第5条)
第2章 文書の受付、配付及び処理(第6条―第10条)
第3章 文書の作成(第11条―第18条)
第4章 文書の発送(第19条―第22条)
第5章 文書の整理及び保管(第23条―第26条)
第6章 文書の保存及び廃棄(第27条―第29条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この訓令は、文書の作成、整理、保管及び保存等の取扱いについての基準及び手続を定め、もって業務の円滑かつ能率的な運営を図ることを目的とする。
2 文書の取扱いについては、別に定めるもののほか、この訓令によって処理する。
(文書の定義)
第2条 この訓令において「文書」とは、事務上往復する書類及び各種の証書記録一切をいう。この場合において、文書は、便宜上その内容性質に応じて一般文書、帳票、資料及び刊行物の4種に区分する。
(文書処理の原則)
第3条 文書取扱いに当たっては、すべて正確かつ迅速を期するとともに、処理後の保管及び保存を的確に行わなければならない。
2 秘密の保持を要すると認められる事項を内容とする文書の管理については、秘密の保持につき相応の注意を払わなければならない。
(文書管理の全般的総括)
第4条 文書管理の全般的総括は、総務課長が各課の協力のもとに、その任に当たる。
2 総務課長は、文書管理の適否につき、随時これを調査するとともに、必要と認める場合には、適切な措置を講ずるものとする。
(文書管理主任)
第5条 文書管理事務を円滑に行わせるため、各課(出納室を含む。以下「各課」という。)に文書管理主任を置き、各課の課長補佐(課長補佐が2以上ある課又は課長補佐のない課にあっては、当該課の職員のうちから課長が指名する者)をもって充てる。
2 各課の課長(出納室長を含む。以下「課長」という。)は、前項の規定により文書管理主任を指名したときは、直ちにその職及び氏名を総務課長に報告しなければならない。
3 文書管理主任は、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 文書の受領、処理及び施行に関すること。
(2) 文書の整理及び保管に関すること。
(3) 文書の処理の促進その他文書管理事務の改善に関すること。
第2章 文書の受付、配付及び処理
(到着文書の取扱い)
第6条 総務課総務係は、文書が到着したときは、速やかに受付の可否を決定するものとする。その場合、文書のあて名(必要な場合は、開封して確認するものとする。)により当該文書を所管すべき課等を判別し、回付しなければならない。ただし、所管課に直接到達した文書等は、当該所管課が受領する。
3 職員が出張先等において受領した文書は、速やかに総務係に回付しなければならない。
4 勤務時間外に到着した文書は、緊急の処理を必要とするものを除き、当直者はすべての文書を総務係に引き継がなければならない。
5 総務係は、到着した文書の中に受け付けることのできない文書を見い出したとき、又は文書管理主任から受理のできない文書又は発信人の申出により返付する文書として返戻されたときは、返送その他適切な措置をとるものとする。
(受付文書の配付手続)
第7条 総務係は、文書を受け付けた場合には、所管を決定し、主管課に配付するものとする。
(1) 一般文書(電報を含む。)は、すべて開封し、書類の余白個所(なるべく右上すみ)に受付印を押印する。
(2) 親展文書及び開封しないのを適当と認める文書は、封筒に受付印を押し、名あて人に配付する。
4 前項の規定により受け付けた文書は、主管課に配付し、文書管理主任より受領印を徴するものとする。ただし、簡易なもので、総務課長がその必要がないと認めたものについては、この限りでない。
5 現金書留その他現金、有価証券及びこれらに類するものの封入された文書を収受したときは、金券受付簿(様式第2号(その2))によりその処理を行うものとする。
6 総務係は、文書管理主任から所管誤りにより返戻された文書については、改めて配付の手続をとるものとする。
(所管課における文書の取扱い)
第8条 文書管理主任は、総務係から配付された文書について稟議判を押し、処理を要するものとその他に分類し、処理を要する文書は速やかに処理しなければならない。
2 文書管理主任は、受理のできない文書、発信人の申出により返付する文書及び所管でないと認める文書については、総務係に返戻しなければならない。
3 文書管理主任は、受理した文書を課長に進達する。ただし、先に事務担当者へ配付した方がよいと認められるものについては、課長に先立ち事務担当者へ配付することができる。
(課長による処理)
第9条 課長は、前条の規定により進達を受けた文書の内容を検討し、所定欄に押印して次のとおり回付しなければならない。
(1) 上司の指示閲覧の必要のあるものについては、上司に進達する。
(2) 処理を命ずる必要のある文書については、処理期限、処理上の注意点を必要に応じ指導し、担当者に回付する。
(3) 他の課に回覧を要する文書は、回覧順序を明示して速やかに回送しなければならない。
(電話又は口頭を用いた事務の取扱い)
第10条 事務は、文書をもって処理することを原則とし、重要事項に関し、電話又は口頭を用いたときは、直ちに文書化し、一般文書に準じてこれを処理するものとする。
第3章 文書の作成
(起案)
第11条 文書は、担当者が作成し、上司の決裁及び必要に応じ関係課の合議を経て決定する。
2 決裁文書は、次によりこれを作成しなければならない。
(1) 発議は、すべて伺書(様式第4号)を用い文意簡明に記述する。ただし、軽易なものについては、この限りでない。
(2) 文書は、すべて件名を付し起案の理由を記録し、関係文書参考資料を添えて決裁を受けなければならない。ただし、軽易なものについては、関係文書及び参考資料の添付を省略することができる。
(3) 公布を要する文書は、公布文もともに記載する。
(4) 決裁を受ける事項が2以上の課に関係するものは、最も関係の深い課で立案し関係課に合議する。
(5) 急を要するものは、起案用紙の上部に「至急」と、機密に属するものは「秘」と朱書するものとする。
(文書作成の要領)
第12条 起案者が文書を作成する場合には、別に定めのない限り、次によるものとする。
(1) 起案文書は、原則として黒色の筆記用具その他文字が容易に消失しないものを用いて作成するものとする。
(2) 文書は、1件につき1文書とする。
(3) 発信文書には、本文の前に次の事項を表示する。
ア 発信記号(受(発)湯及び課名の頭文字とする。ただし、頭文字が重複する場合には町長が別に定める。)
イ 文書番号
ウ 発信年月日
エ 発信者名(必要に応じ住所も記す。)
オ 受信者名
カ 表題
(4) 文書は、原則として左横書きとする。
(5) 仮名は、原則として平仮名を用い、現代仮名遣いによる漢字は常用漢字による。ただし、固有名詞については、この限りでない。
(6) 文書の配列は、原則として結論を最初に述べ、理由、経過等を詳記する場合は下記又は別記とする。
(7) 関係文書を引用するときは、日付及び表題等を明示する。
(8) 文書は、できるだけ簡明にし、努めて要点を箇条書にする。
2 発信文書は、必ず控えをとらなければならない。この場合、起案した用紙をもってこれに充てることができる。
3 発信文書は、必要に応じて関係箇所に写しを送付し、又は回覧し、相互の連絡を密にしなければならない。
4 起案者は、当該起案文書の所定欄に記名し、押印するものとする。
(特別指定文書)
第13条 特殊な取扱いを必要とする文書(以下「特別指定文書」という。)は、次の区分により取扱いの方法を表示する。
(1) 重要 文書の内容が重要事項に関するものであって受発信に当たって特別の取扱いを指定されたもの
(2) 秘 対外的にはもちろん庁内にあっても当該事項関係者以外には取扱いにつき慎重を要する文書をいい、受発信に当たっても特別取扱いにするもの
(3) 親展 当該名あて人以外は開封できない文書をいい受発信に当たっても特別取扱いにするもの
2 特別指定文書を作成した場合は、その数、配付先を明らかにし、かつ、事後の処理方法を文書面に明確に指定しておかなければならない。
(あて先)
第14条 発信文書のあて先は、庁外文書にあっては役職名まで書くことを原則とし、庁内文書では課長あてとする。
(発信名義)
第15条 文書の発信名義は、その文書の形式又は内容の軽重に従い次の基準による。
(1) 町長名 町を代表し締結する契約書、申請書その他重要文書
(2) 副町長名 副町長専決事項等で副町長名を適当とする文書
(3) 課長名 課長専決事項等で課長名を適当とする文書
(4) 町名 町外に対するもので町名を適当とする文書
(回議及び合議)
第16条 起案文書については、決裁を受ける前に回議及び合議をするものとする。
2 起案文書の回議及び合議を受けた者は、当該起案文書の所定欄に押印するものとする。
(決裁)
第17条 決裁決定権者は、起案文書の決裁をしたときは、当該起案文書の所定欄に押印するものとする。
(公印の押印)
第18条 発信文書には、原則として発信名義者の公印(以下「公印」という。)を押すとともに、控えと合わせて契印を押印しなければならない。ただし、権利の消長に関係しない印刷した文書又は庁内文書で必要のないものと認められるものは、これを省略することができる。
2 起案担当者は、発信文書に公印を押印しようとするときは、当該決裁文書を添えて総務課長に提示し、決裁済みであることの確認を受けなければならない。
3 前項の規定は、主管課長が保管責任者である公印を押印しようとする場合について準用する。
4 次に掲げる文書については、第1項の押印を省略することができる。
(1) 庁内文書
(2) 公文(前号に掲げるものを除く。)のうち、通知、照会、報告又は回答に係る文書のうち軽易なもの
(3) 案内状、送付書その他これらに類する発信文書のうち軽易なもの
5 前項の規定により公印の押印を省略する発信文書には、発信者名の下に「公印省略」と表示するものとする。ただし、当該表示をすることが適当でない文書については、この限りでない。
第4章 文書の発送
(文書の発送窓口)
第19条 文書の発送は、すべて総務係で行う。
(文書発送の手続)
第20条 決裁文書の浄書は、起案課で行う。
2 文書の日付は、特に指定されたものを除き決裁の日によるものとする。
3 浄書した文書は、厳密に点検、照合し、所定欄に押印しなければならない。
4 発信文書で、受付文書に基づいて作成されるもの以外の文書については、文書発送簿(様式第5号)に必要事項を記載するものとする。ただし、軽易なものについては、この限りでない。
5 文書の発送が完了したときは、発送欄及び完結欄に年月日を記入し、速やかに整理保管しなければならない。
(ファクシミリ等による送付)
第21条 第18条第4項の規定により押印を省略する発信文書については、起案課において、ファクシミリ及び電子メールにより送付することができる。
(郵便料金などの出納)
第22条 郵便切手の出納及びその他郵便料金並びに電報料金の支出がなされたときは、郵便料金受払簿により総務課がその処理を記録する。
第5章 文書の整理及び保管
(未処理文書の整理保管)
第23条 文書は、処理の済んだものと未了のものとを明確に区分するものとし、未了文書は、文書管理主任の指示のもと担当者において保管し、速やかに処理しなければならない。
(処理済文書の整理保管)
第24条 文書管理主任の指示を受けた各課担当者は、処理済文書を文書分類表(様式第6号)により分類し、キャビネットに保管しなければならない。
2 いかなる場合でも文書を担当職員の机の中などにしまっておいてはならない。
(特殊重要文書)
第25条 重要文書は、厳重に保管し、容器及び保管場所を一定し、非常災害時に際し、いつでも持ち出せるよう準備しておかなければならない。
(文書の保管期間)
第26条 文書の保管期間は、完結の日の属する年度の翌年度の末日とする。ただし、各課長は、当該文書を常時使用することにより引き続き所管課において保管する必要があると認めるときは、総務課長の承認を受けて、当該文書の保存期間の範囲内で保管期間を延長し、引き続き主管課において保管することができる。
第6章 文書の保存及び廃棄
(保管文書の引継ぎ)
第27条 保管期間の満了した文書は、保管期間満了後2箇月以内に総務課に引き継がなくてはならない。
(文書の保存)
第28条 保管期間の終了した文書は、会計年度ごとに整理し、歴史的価値があると認められる完結文書等を除く不要文書は廃棄し、保存文書は別に定める期間、文書庫等に保存しなければならない。
(廃棄)
第29条 保存期間を経過した文書は、別に定めるところにより廃棄しなければならない。ただし、歴史的価値があると認められる完結文書等は、保存するものとする。
附則
この訓令は、平成16年10月1日から施行する。
附則(平成16年12月24日訓令第109号)
この訓令は、平成16年12月24日から施行する。
附則(平成17年11月21日訓令第31号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成18年2月9日訓令第1号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成18年4月1日訓令第7号)
この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成18年4月1日訓令第11号)
この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成19年3月19日訓令第5号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成19年3月30日訓令第12―2号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成23年2月10日訓令第5号)
この訓令は、平成23年3月16日から施行する。
附則(平成24年7月6日訓令第27号)抄
この訓令は、平成24年7月9日から施行する。
附則(平成24年10月15日訓令第18号)
この訓令は、平成24年10月15日から施行する。
附則(平成27年3月31日訓令第21号)
この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成28年10月1日訓令第21号)
この訓令は、平成28年10月1日から施行する。
附則(令和5年2月13日訓令第2号)抄
(施行期日)
第1条 この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
