○湯梨浜町個人情報保護事務取扱要綱
平成28年3月24日
訓令第13号
湯梨浜町個人情報保護事務取扱要綱(平成16年湯梨浜町訓令第8号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第5条)
第2章 個人情報の収集等に係る事務
第1節 個人情報取扱事務登録等(第6条―第8条)
第2節 個人情報の収集等(第9条―第15条)
第3章 個人情報の目的外利用、外部提供、外部委託に係る事務
第1節 目的外利用(第16条―第20条)
第2節 外部提供(第21条―第25条)
第3節 外部委託(第22条)
第4節 コンピューターシステムの結合に係る事務(第23条)
第4章 自己情報の開示、訂正、利用の停止又は消去及び提供の停止の請求に係る事務
第1節 請求に関する相談・案内(第24条―第25条)
第2節 開示請求等に係る事務(第26条―第34条)
第3節 開示決定等に係る事務(第35条―第49条)
第4節 開示の実施に係る事務(第50条―第55条)
第5節 自己情報の訂正等に係る事務(第56条―第57条)
第5章 審査請求に係る事務(第58条―第65条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、湯梨浜町個人情報保護条例(平成16年湯梨浜町条例第8号。以下「条例」という。)の施行に関し、湯梨浜町個人情報保護条例施行規則(平成16年湯梨浜町規則第14号。以下「規則」という。)に定めるもののほか、湯梨浜町が行う個人情報保護制度の事務の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(総合窓口の設置等)
第3条 町長は、個人情報保護制度に係る相談、案内等のほか、個人情報保護制度に関する総括的な事務を行う総合窓口を企画課に設置する。
(個人情報保護制度について所掌する事務)
第4条 企画課が行う事務は、次に掲げる事務とする。
(1) 個人情報保護制度についての相談、案内に関すること。
(2) 個人情報保護制度についての連絡調整に関すること。
(3) 個人情報取扱事務の登録、変更及び廃止に係る連絡調整に関すること。
(4) 自己情報の写しの交付及び送付に関すること。
(5) 自己情報の写しの交付及び送付に要する費用の徴収に関すること。
(6) 湯梨浜町個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)に関すること。
(7) 個人情報保護制度の運用状況の公表に関すること。
(8) その他個人情報保護制度に関すること。
2 個人情報を収集、管理及び利用している課(課に相当する組織を含む。以下「所管課」という。)が行う事務は、次に掲げるとおりとする。
(1) 個人情報取扱事務の登録、変更及び廃止に関すること。
(2) 規則に定める自己情報開示請求書及び自己情報訂正等請求書(以下「請求書等」という。)の処理に関すること。
(3) 請求に対する可否の決定に関すること。
(4) 自己情報の開示の実施(写しの交付及び送付を除く。)に関すること。
(5) 審査請求の処理に関すること。
(所管課長の職務)
第5条 所管課の課長(以下「所管課長」という。)の職務は、次に掲げるものとする。
(1) 個人情報の管理の状況を定期的に点検し、所属職員の指揮監督に努めること。
(2) 重要な個人情報は、キャビネット等に収納してその散逸を防止すること。
(3) 個人情報を取り扱う権限のない者に個人情報の取扱いをさせないこと。
(4) 重要な磁気ディスク、光ディスク等は、その電子媒体の特殊性に応じた安全保護措置を講ずること。
(5) 不必要となった個人情報は、速やかに廃棄し、又は消去すること。
(6) その他個人情報の適正な管理及び安全保護のために必要な措置を講ずること。
第2章 個人情報の収集等に係る事務
第1節 個人情報取扱事務登録等
5 企画課長は、前項の規定により登録票に登録番号を付した場合は、当該登録票の写しを所管課長に送付するものとする。この写しの送付をもって個人情報取扱事務の登録完了の通知に代える。
6 所管課長は、登録票の写しの送付を受けたときは、当該登録票の写しを所管課に備える登録簿(写し)に保管するものとする。これにより所管課長は、個人情報取扱事務を開始することができる。
7 企画課長は、個人情報取扱事務の登録を行ったときは、直近の審査会に報告するものとする。
2 企画課長は、修正後の登録票を審査のうえ、登録の修正が適正と判断したときは、当該登録票を登録簿に保管している登録票と差し替えるとともに、差し替え後の登録簿を閲覧に供するものとする。
3 企画課長は、個人情報取扱事務の修正を行ったときは、直近の審査会に報告するものとする。
(個人情報登録事務の廃止)
第8条 所管課長は、個人情報取扱事務の登録を廃止するときは、企画課長に届出書を提出するとともに、当該届出に係る個人情報を速やかに廃棄するものとする。
2 企画課長は、前項の届出書の提出があったときは、当該届出書に係る登録票を登録簿から取り除くものとする。
第2節 個人情報の収集等
(収集目的の本人への明示方法)
第9条 条例第7条第1項に規定する個人情報取扱事務の目的を明らかにする方法は、文書、告示、広報紙、申請書等への付記及び口頭等とし、当該事務の性質及び収集する個人情報の内容から判断するものとする。
2 所管課は、個人情報の収集に当たっては、収集の目的のほか、次の事項についても明らかにしておくものとする。
(1) 個人情報の収集に対して本人が応じない場合には、その不利益
(2) 目的外利用等を予定しているときは、その旨及び当該目的外利用の内容
(本人以外収集を行う場合の本人同意を得る方法)
第10条 本人以外のものから当該本人の個人情報を収集(以下「本人以外収集」という。)する場合における条例第7条第2項第1号に規定する本人同意を得る方法は、次の例により行うものとする。
(1) 必要の都度、該当者に通知をして本人が署名、押印等(以下「署名等」という。)をした同意書を取得する方法
(2) 申請等の際に、本人が署名等をした同意書を取得する方法
(3) 本人以外収集を行うことについての同意欄を設けた申請書等の当該同意欄に本人の署名等を得る方法
(4) 本人以外収集を行うことをあらかじめ記載した申請書等の申請者欄の署名等により同意に代える方法
(5) 口頭により本人から同意の意思を確認する方法。この場合において、所管課は、同意を得た内容、年月日、担当者名等を記録しておくものとする。
(本人以外収集を行う場合の手続)
第11条 所管課長は、新たに本人以外収集をしようとする場合又は既に本人以外収集記録票に登録されている内容を変更して本人以外収集する場合は、条例第7条第2項各号への適否について企画課長と協議するものとする。
2 前項の協議により、当該本人以外収集が条例第7条第2項第1号から第6号に該当すると判断された場合、又は次条第2項に規定する審査会の承認の答申を得た場合、所管課長は本人以外収集記録票を作成し、企画課長に提出するものとする。この場合において、当該個人情報に係る登録票の内容に変更が生じるときは、同時に変更手続を行うものとする。
3 企画課長は、所管課長より本人以外収集記録票の提出があった場合は、当該本人以外収集記録票を登録簿に保管し、その写しを所管課長に送付するものとする。
4 所管課長は、本人以外収集記録票の写しの送付を受けたときは、当該本人以外収集記録票の写しを保管するものとする。これをもって所管課長は、本人以外収集を行うことができるものとする。
(本人以外収集に関する審査会への意見聴取)
第12条 前条第1項の協議により、条例第7条第2項第7号の規定による審査会への意見聴取が必要と判断された場合、所管課長は本人以外収集に関する審査会意見聴取依頼書(様式第7号)を企画課長に提出し、意見聴取を依頼するものとする。
2 企画課長は、審査会に意見聴取し、回答を得たときは、回答の内容を所管課長に通知するものとする。
(本人以外収集記録簿への記入)
第13条 所管課長は、既に本人以外収集記録票に登録されている内容の範囲内で利用しようとする場合は、当該所管課に備え付けられている本人以外収集記録簿(様式第8号)に記入するものとする。ただし、当該記録簿の記載事項を充足する他の記録がある場合は、この限りではない。
(本人以外収集における本人通知の方法)
第14条 所管課長は、本人以外収集をしたときは、特に支障のない限り、当該本人に対し本人以外収集の実施について通知するよう努めるものとする。
2 前項の規定による本人への通知の方法は、文書、告示又は口頭によるものとする。この場合において、本人への通知を口頭により行った場合は、通知をした内容、年月日、担当者名等を記録しておくものとする。
(取扱注意情報の例外収集)
第15条 所管課長は、条例第7条第3項に規定する個人情報(以下「取扱注意情報」という。)を収集する必要があるときは、当該取扱注意情報の収集の可否について事前に企画課長と協議するものとする。ただし、法令等の定めにより取扱注意情報を収集する場合はこの限りではない。
3 企画課長は、審査会に意見聴取し、回答を得たときは、回答の内容を所管課長に通知するものとする。
第3章 個人情報の目的外利用、外部提供、外部委託に係る事務
第1節 目的外利用
(目的外利用を行う場合の本人同意を得る方法)
第16条 保有する個人情報を、その収集した目的以外の目的に利用する(以下「目的外利用」という。)場合の条例第8条第1項第1号に規定する本人同意を得る方法は、第10条の規定を準用する。
(目的外利用を行う場合の手続)
第17条 個人情報を利用する課の長(以下「利用課長」という。)は、新たに目的外利用しようとする場合又は既に目的外利用記録票に登録されている内容を変更して目的外利用する場合は、目的外利用申請書(様式第10号)を当該個人情報を企画課長に提出し、条例第8条第1項各号への適否について企画課長と協議するものとする。
2 前項の場合において、利用課長は、当該目的外利用に係る申請が新規の申請又は変更の申請であるかを明確にするものとする。
3 第1項の協議により、当該目的外利用が条例第8条第1項第1号から第6号に該当すると判断された場合、又は次条第2項に規定する審査会の承認の回答を得た場合、利用課長は目的外利用記録票を作成し、企画課に提出するものとする。この場合において、当該個人情報に係る登録票の内容に変更が生じるときは、同時に変更手続を行うものとする。また、企画課長は、必要に応じて職権にて個人情報取扱事務登録票を修正するものとする。
4 企画課長は、利用課長より目的外利用記録票の提出があった場合は、当該目的外利用記録票を登録簿に保管し、その写しを保有課長、利用課長に送付するものとする。
5 保有課長及び利用課長は、目的外利用記録票の写しの送付を受けたときは、当該目的外利用記録票の写しを保管するものとする。これをもって利用課長は、個人情報取扱事務を開始することができるものとする。
2 企画課長は、審査会へ意見聴取し、回答を得たときは、回答の内容を利用課長に通知するものとする。
(目的外利用の記録)
第19条 利用課長は、既に目的外利用記録票に登録されている内容の範囲内で利用しようとする場合は、当該所管課に備え付けられている目的外利用・外部提供記録簿(様式第12号)に、当該目的外利用の内容を記入するものとする。ただし、当該記録簿の記載事項を充足する他の記録がある場合は、この限りではない。
(目的外利用における本人通知の方法)
第20条 利用課長は、目的外利用をしたときは、特に支障のない限り、当該本人に対し目的外利用の実施について通知するよう努めるものとする。
2 前項の規定による本人への通知の方法は、文書、告示又は口頭によるものとする。この場合において、本人への通知を口頭により行った場合は、通知をした内容、年月日、担当者名等を記録しておくものとする。
第2節 外部提供
第3節 外部委託
(委託を行う場合の手続)
第22条 所管課長は、条例第10条の規定により、新たに外部委託しようとする場合又は既に外部委託記録簿に登録されている内容を変更して外部委託するときは、予定委託先の個人情報の保護体制等について必要な調査を行うとともに、委託の内容、条件、方法等について企画課長と協議するものとする。
3 企画課長は、所管課長より外部委託記録簿の提出があった場合は、当該外部委託記録簿を登録簿に保管し、その写しを所管課長に送付するものとする。
4 所管課長は、外部委託記録簿の写しの送付を受けたときは、当該外部委託記録簿の写しを保管するものとする。これをもって所管課長は、外部委託を行うことができる。
第4節 コンピュータシステムの結合に係る事務
(コンピュータシステムの結合に係る事務)
第23条 所管課長は、条例第8条第3項の規定の場合において、電子計算機(以下「コンピュータシステム」という。)の通信回線への結合による処理を行うときは、コンピュータシステムの結合による処理(以下「システム結合」という。)の可否について、事前に企画課長と協議するものとする。
2 所管課長は、前項の協議により当該システム結合が、公益上の必要があり、かつ、個人情報について必要な保護措置が講じられていると認められると判断された場合は、システム結合を行うことができるものとする。
第4章 自己情報の開示、訂正、利用の停止又は消去及び提供の停止の請求に係る事務
第1節 請求に関する相談・案内
(企画課での対応)
第24条 自己情報の開示、訂正、利用の停止又は消去及び提供の停止の請求(以下「開示請求等」という。)についての相談及び案内は、原則として企画課において応じるものとし、開示請求等をしようとする者の求める自己情報がどのようなものであるか具体的に聴取したうえで、当該開示請求等が、条例により対応すべきものであるか否かについて、次に掲げる事項により確認するものとする。
(1) 開示請求等をしようとする者の求める自己情報が条例第11条第1項に規定する自己情報であること。
(3) 他の制度により自己情報の開示、訂正、利用の停止又は消去及び提供の停止(以下「開示等」という。)ができないこと。
(所管課の対応)
第25条 所管課職員は、開示請求等をしようとする者が直接所管課へ来た場合は、開示等を求める自己情報が具体的にどのようなものであるかを聴き取り、他の制度による開示等で対応できるときは、当該開示等で対応するものとし、この条例により対応すべきものであるときは、企画課に案内するものとする。
第2節 開示請求等に係る事務
(自己情報の特定に必要な事項の聴取)
第26条 企画課職員は、開示請求等をしようとする者から請求に係る自己情報の特定に必要な事項の聴き取りを行い、当該自己情報を管理する課を特定のうえ、当該所管課へ連絡するものとする。
(自己情報の有無の確認)
第27条 企画課職員から自己情報の有無及び内容等について問い合わせを受けた所管課職員は、開示請求等をしようとする者の求める自己情報の内容を把握したうえで、その趣旨に沿った自己情報が存在するか否かについて、速やかに確認し、当該自己情報が存在する場合には、当該自己情報の件名及び内容の概要を企画課職員に伝えるものとする。
2 前項に規定する確認は、当該本人又は法定代理人等より規則第4条第2項各号に掲げる書面の提示又は提出を受けることにより行うものとする。
(1) 自己情報開示請求書
ア 郵便番号、住所、氏名及び電話番号欄が正確に記載されていること。
イ 自己情報の件名又は内容欄に、当該開示に係る自己情報を特定するために必要な事項が具体的に記載されていること。
ウ 開示の実施方法の区分欄の該当する項目のいずれかに○が付けられていること。ただし、当該請求が閲覧をしたうえで、必要部分のみの写しの交付を求める場合には、閲覧と写しの交付の両方に○が付けられていること。
エ 当該請求が法定代理人等による請求である場合は、代理人が請求する場合の代理人区分欄の該当する区分のいずれかに○が付けられていること。
(2) 自己情報訂正等請求書
ア 郵便番号、住所、氏名及び電話番号欄が正確に記載されていること。
イ 自己情報の件名又は内容欄に、当該開示に係る自己情報を特定するために必要な事項が具体的に記載されていること。
ウ 自己情報訂正等請求書の請求の区分欄の該当する区分のいずれかに○が付けられていること。
エ 訂正等を求める箇所欄及び訂正等を求める内容欄に、自己情報の訂正、利用の停止又は消去及び提供の停止(以下「訂正等」という。)の請求をしようとする者が求める訂正等の内容が具体的に記載されていること。
オ 当該請求が法定代理人等による請求である場合は、代理人が請求する場合の代理人区分欄の該当する区分のいずれかに○が付けられていること。
(補正の指導等)
第30条 企画課職員は、前条の規定による確認の結果、当該請求書等に書き漏れ、誤り、不明確な点等がある場合には、請求書等の提出をした者(以下「請求者」という。)に対し、当該箇所を補正するよう指導するものとする。
2 企画課職員は、請求者が前条の補正指導に応じず、なお請求書等を提出する旨の意思を明確に示した場合は、請求書等を受領するものとする。この場合において、所管課長は当該請求について補正に応じないことを理由に拒否の手続きをするものとする。
3 企画課職員は、請求者が事前相談に応じず、なお請求書等を提出する旨の意思を明確に示した場合は、請求書を受領するものとする。
(添付書類等)
第31条 企画課職員は、訂正等請求において当該請求に係る自己情報の誤りを立証する書類があるときは、請求者にその書類の提示を求め、本人の了解を得た上で提出させ、又は写しをとり、それを請求書に添付するものとする。
(請求書の受領)
第32条 企画課職員は、請求者から請求書等及び前条に規定する書類(以下「請求書類」という。)を受領したときは、速やかに当該請求書類を所管課長に送付するものとする。
2 企画課職員は、請求書類を受領する段階で、当該請求が次の各号のいずれかに該当することが判明した場合でも、請求書類を受領するものとする。この場合において、所管課における内容審査により、当該請求が不適法であると判断された場合は、所管課長は当該請求について拒否の手続きをするものとする。
(1) 請求に係る自己情報が対象情報でないこと。
(2) 請求権のない者からの請求であること。
(3) 他の制度により、開示等ができること。
(請求の方法)
第33条 開示請求等は、請求書等を提出することにより行うものとし、送付、口頭、ファクシミリ、電子メール及び電話による請求は、受け付けないものとする。
(請求者に対する説明)
第34条 企画課職員は、請求書類を受領したときは、次に掲げる事項を請求者に説明するものとする。
(1) 決定には、当該請求に係る自己情報の検索や開示等の検討のために、請求書の提出を受けた日の翌日から起算して、次に掲げる日数(以下「決定期間」という。)を要する場合があること。
ア 開示請求の場合 最長15日
イ 訂正等請求の場合 最長30日
(2) 決定期間は、やむを得ない理由により、前号細目で掲げる日数と同じ日数を限度として延長することがあること。この場合においては、その期間及び理由を通知すること。
(3) 請求に対する開示等の決定は、自己情報開示決定通知書、自己情報一部開示決定通知書、自己情報不開示決定通知書(以下「決定通知書」という。)により通知すること。また、郵便事情等により、決定通知書が到達する期間が第1号に掲げる決定期間を超える場合があること。
(4) 開示の日時及び場所は、決定通知書に記載すること。
第3節 開示決定等に係る事務
(請求の適否の確認)
第35条 所管課長は、企画課から送付された請求書の内容を確認し、当該請求が適法な請求であるか確認しなければならない。当該請求が不適法又は第24条第1項第1号及び第2号に該当する請求であった場合は、当該請求を拒否するものとする。
(開示請求に係る内容の検討)
第36条 所管課長は、開示請求があった場合は、当該請求に係る自己情報が条例第13条第1項各号に規定する不開示とする自己情報(以下「不開示情報」という。)に該当するかどうか等について慎重に検討するものとする。
(訂正請求に係る内容の検討)
第37条 所管課長は、訂正請求があった場合は、次の事項について慎重に確認又は検討するものとする。この場合において、請求書に自己情報の誤りを立証する書類が添付されているときはそれを基に確認又は検討するものとする。
(1) 請求の内容が事実であるかを判断し、事実であるときは、当該事実について正誤を確認すること。
(2) 請求に係る自己情報について、訂正する権限が実施機関にあるかどうかを確認すること。
(3) 事実について誤りを確認し、訂正する権限が実施機関にあるときは、訂正する方法及び内容を検討すること。
(利用の停止請求又は消去請求の検討)
第38条 所管課長は、利用停止請求又は消去請求があった場合は、次に掲げる事項について慎重に検討するものとする。
(2) 請求に係る自己情報について、利用の停止又は消去する権限が実施機関にあるかどうか。
(3) 請求に係る自己情報について、利用の停止又は消去する方法及び内容
(提供の停止請求の検討)
第39条 所管課長は、提供の停止の請求があった場合は、次に掲げる事項について慎重に検討するものとする。
(2) 請求に係る自己情報について、提供の停止をする権限が実施機関にあるかどうか。
(3) 請求に係る自己情報について、提供の停止をする方法及び内容
(内部調整)
第41条 所管課長は、開示請求等に対する開示等の決定をしようとするときその他必要なときは、事前に企画課長と決定の内容及びその他必要な事項について協議するものとする。
2 所管課長は、開示請求等に係る自己情報の内容が当該所管課以外の課に関係する情報が含まれている場合は、必要に応じて当該関係する課の課長(以下「関係課長」という。)と決定の内容について協議するものとする。
(可否決定に関する事務)
第42条 開示請求等に対する決定手続は、起案により行うものとする。起案文書には、次に掲げる書類を添付し、決裁に当たっては、企画課長及び関係課長に合議のうえ、実施機関の長の決裁を受けるものとする。
(1) 請求書
(2) 決定通知書の案
(3) 請求のあった自己情報が記録されている公文書の写し(決定の内容が部分開示である場合は、不開示とする部分が分かるように加工したもの)
(4) 第三者に意見照会をした場合にあっては、当該第三者から提出された意見書
(5) その他可否の決定の参考となる資料
(決定期間延長に関する事務)
第43条 前条の規定は、やむを得ない理由により、可否の決定期間を延長するときについて準用する。この場合の添付書類は、次に掲げる書類とする。
(1) 請求書の写し
(2) 自己情報開示決定等延長通知書又は自己情報訂正等決定延長通知書(以下「延長通知書」という。)の案
(3) 請求のあった自己情報が記録されている公文書の写し
(4) その他期間の決定の参考となる資料
(開示決定通知書の作成)
第44条 開示、一部開示又は不開示の決定をするときは、その決定の内容を規則に定める自己情報開示決定通知書、自己情報一部開示決定通知書又は自己情報不開示決定通知書により本人に通知するのとし、その作成に当たっては、次に掲げる事項に留意するものとする。
(1) 通知年月日は、当該決定のあった日を記入すること。
(2) 自己情報の件名及び内容欄は、請求書の同欄の中に記載されている内容をそのまま又は請求者が請求した内容であることが分かる程度に要約して記入すること。
(3) 自己情報開示決定通知書及び自己情報一部開示決定通知書(以下「開示決定通知書等」という。次号において同じ。)の決定に係る開示の方法欄は、該当する番号を○で囲うか、他の番号を削除すること。
(4) 開示決定通知書等に係る開示の日時欄は、開示を実施する日時について、請求者の希望を確認のうえ、できる限り請求者の都合の良い日時を記載すること。ただし、開示又は一部開示の決定を行うに際して第三者から意見聴取を行い、反対意見書が出された場合においては、当該開示決定の日から開示を行う日までの間に、当該第三者が審査請求を講ずるのに相当な期間として、2週間以上確保するものとする。
(5) 開示又は一部開示の決定に係る開示の場所は、開示の方法が閲覧であった場合は所管課とし、写しの交付であった場合は企画課とする。ただし、当該自己情報の内容や請求者の希望等を勘案し、必要と認める場合は他の場所で開示することができる。
(6) 自己情報一部開示決定通知書及び自己情報不開示決定通知書に係る開示しない理由欄は、条例第13条第1項各号の該当する条項と、その理由を具体的に記載すること。この場合、条例第13条第1項の複数の号に該当する場合は、該当する全ての号を記載するとともに、その号ごとにその理由を記載するものとする。
(7) 一部開示及び不開示の決定に係る開示しない理由が消滅する期日が明らかにできるときは、自己情報一部開示決定通知書又は自己情報不開示決定通知書の開示しない理由が消滅する時期欄にその期日を記載するものとする。複数の開示しない理由がある場合においては、すべての理由が消滅する時期を記載するものとする。
(1) 反対意見書の受理日欄は、反対意見書を町が受理した日を記載すること。
(2) 開示決定の理由欄は、不開示条項に該当しない理由又は開示が個人の権利、利益を保護するために特に必要があると認める理由を具体的に記載すること。
(自己情報開示決定等延長通知書の記載内容)
第46条 所管課長は、開示の請求に係る決定期間を延長するときは、規則に定める自己情報開示決定等延長通知書により、本人に通知するものとし、その作成に当たっては、第44条第1項第1号及び第2号に加え、次に掲げる事項に留意するものとする。
(1) 延長する期間欄は、請求を受けた日から起算して30日を限度として、延長する日数及び延長後の期限を記載すること。
(2) 延長の理由欄は、決定期間の延長を必要とする理由を具体的に記載すること。
(自己情報訂正等決定通知書の作成)
第47条 所管課長は、訂正等の決定を行うときは、規則で定める自己情報訂正等決定通知書により本人へ通知するものとし、その作成に当たっては、第44条第1項第1号及び第2号に加え、次に掲げる事項に留意するものとする。
(1) 請求の区分欄は、該当する番号を○で囲うこと。
(2) 決定の内容欄は、請求に対してどのような決定がなされたかを具体的に記載すること。
(3) 訂正等を行う場合の実施日欄は、訂正等を行う年月日を記載すること。
(4) 訂正等を行わない理由欄は、訂正等を行わない根拠やその理由を具体的に記載すること。
(5) 訂正等を行わない理由が消滅する期日が明らかにできるときは、開示しない理由が消滅する時期欄にその期日を記載するものとする。複数の開示しない理由がある場合においては、すべての理由が消滅する時期を記載するものとする。
(決定通知書等の送付)
第49条 所管課長は、開示請求等に対する決定したとき又は決定期間の延長を決定したときは、速やかに決定通知書又は延長通知書を送付するとともに、その写しを企画課に送付するものとする。
第4節 開示の実施に係る事務
(請求者の確認)
第50条 開示を行う職員は、自己情報の開示(写しの交付を含む。)を受けるため来庁した者に対し、決定通知書若しくは本人確認書類の提示又は提出を求め、請求者の確認を行うものとする。
(開示決定に係る閲覧の方法)
第51条 所管課職員は、当該請求に係る自己情報を請求者の希望する開示方法により開示を行うものとする。
2 所管課職員は、自己情報の開示を受ける者に対し、当該自己情報を汚損し、又は破損することがないよう説明するものとし、この取扱いに違反し、又は違反するおそれのある者に対しては、当該自己情報の閲覧を中止し、又は禁止するものとする。
(写しの作成)
第52条 写しの作成は、原則として庁内の複写機で複写することにより行うものとする。ただし、技術的に困難なもの等の写しの作成は、外部委託により行うことができる。
2 所管課職員は、開示の方法が閲覧のみである場合を除き、開示決定に係る自己情報の写しを事前に準備し企画課に送付するものとする。この場合における、写しの交付部数は、原則として請求1件につき1部とする。
(写しの交付の方法)
第53条 企画課職員は、請求者が写しの作成に要する費用を納付したときは、所管課から送付された写しを速やかに請求者に交付するものとする。
(写しの送付の方法)
第54条 企画課職員は、所管課が決定通知書を送付したときは、請求者に対し写しの作成及び送付に要する費用の前納について連絡するものとする。
2 企画課職員は、請求者が写しの作成及び送付に要する費用を納付したことを確認したときは、所管課から送付された写しに領収証を添えて、速やかに請求者に送付するものとする。
3 前項の場合における写しの送付先は、請求書に記載された住所とし、親展扱いで送付するものとする。
第5節 自己情報の訂正等に係る事務
(訂正等の実施)
第56条 所管課長は、訂正等の決定をしたときは、速やかに当該自己情報の訂正等を実施するものとする。
(提供先への通知)
第57条 所管課長は、訂正等の決定をした場合に、当該自己情報の提供を行っているときは、必要に応じて当該提供先に決定した内容を通知するものとし、提供先の自己情報の訂正、消去又は返還を求めるものとする。
第5章 審査請求に係る事務
(審査請求書の受付)
第58条 審査請求は、行政不服審査法(平成26年法律第68号。以下「行審法」という。)第19条の規定より書面の提出によることを要するため、口頭、電話、ファクシミリ、電子メール等による審査請求があったときは、書面の提出による正規の手続により審査請求を行うよう指導するものとする。
2 各実施機関の行った処分に対する審査請求は、審査請求書により受け付けるものとする。
3 来庁による審査請求があった場合の応談又は受領は、原則として企画課で行うものとする。ただし、各実施機関が行った決定に対する審査請求については、それぞれの窓口でも受け付けることとし、湯梨浜町文書事務規程(平成16年湯梨浜町訓令第4号)第7条及び第8条の規定により取り扱うものとする。この場合、企画課は写しを作成し、保管するものとする。
4 前号の規定は、郵送により審査請求書が送付された場合において準用する。
(審査請求書の審査)
第59条 所管課長は、審査請求書の配布を受けたときは、次に掲げる事項について確認を行うものとする。
(1) 審査請求書の記載事項
ア 審査請求人の住所、氏名及び年齢(法人その他の団体にあっては、所在地及び名称)
イ 審査請求に係る処分
ウ 審査請求に係る処分の通知書を受け取った年月日
エ 審査請求の趣旨及び理由
オ 処分をした実施機関の教示の有無及びその内容
カ 審査請求の年月日
キ 審査請求人が法人その他の団体であるとき又は代理人による審査請求であるときは、その代表者、管理人、総代又は代理人の住所及び氏名
(2) 審査請求人又はその代表者、管理人、総代若しくは代理人の押印の有無
(3) 審査請求人が法人その他の団体であるとき又は代理人による審査請求であるときは、資格証明書の添付の有無
(4) 審査請求人が、開示決定等の処分によって直接に自己の法律上の権利利益を侵害された者かどうかなど審査請求人適格の有無
(5) 開示決定等の処分の通知書を受け取った日の翌日から起算して3箇月以内の審査請求か否か。
2 所管課長は、前項の規定により補正された審査請求書の提出を受けたときは、その写しを企画課長に送付するものとする。
(却下の決定)
第61条 所管課長は、審査請求が次の各号のいずれかに該当するときは、当該審査請求について却下の裁決を行い、裁決書の謄本を審査請求人に送達するとともに、その写しを企画課長に送付するものとする。また、所管課長が却下の裁決をするにあたり、企画課長に合議のうえ、町長の決裁を受けるものとする。
(1) 審査請求をすることができない事項について請求がされたとき。
(2) 審査請求の資格がない者が請求をしたとき。
(3) 審査請求期間の経過後に請求がされたとき。
(4) 審査請求の目的が消滅したとき。
(5) 補正命令に応じなかったとき。
(6) 補正命令に定める補正の期間を経過したとき。
(不開示決定等の取消し)
第62条 審査請求のあった処分について、当該処分をした所管課長が再検討を行い、その結果当該処分を取り消して、当該審査請求に係る公文書の全部を開示する裁決を行うときは、裁決書と併せて開示決定通知書を審査請求人に送達するとともに、その写しを企画課長に送付するものとする。ただし、審査請求のあった処分に対し第三者が反対の意思を表示している場合については、実施機関の判断で当該処分を取り消すことはできない。
(審査会への諮問)
第63条 所管課長は、当該審査請求を却下するとき及び原処分を取り消して請求に係る自己情報の全部を開示するときを除き、遅滞なく審査会に諮問しなければならない。この場合、諮問書に次に掲げる書類を添付して、企画課長へ提出するものとする。
(1) 審査請求書及びその添付書類の写し
(2) 開示請求書の写し
(3) 決定通知書の写し
(4) 開示事務処理簿の写し及び経過説明書
(5) その他必要な書類(審査請求に係る自己情報の写し他)
2 前項の規定により諮問をした所管課長は、条例第29条第2項各号に掲げる者に対し、審査会に諮問をした旨を書面により通知しなければならない。
(審査会への対応)
第64条 所管課長は、審査会から審査請求に係る自己情報の原本の提出を求められたときは、これに従わなければならない。また、意見書若しくは資料の提出又は説明を求められたときは、これに応ずるものとする。
(審査請求に対する裁決)
第65条 企画課長は、審査会が答申したときは、その答申書を諮問した実施機関の所管課長に送付するとともに、その写しを審査請求人及び参加人へ送付するものとする。また、答申書の写しを保管するものとする。
2 所管課長は、審査会の答申を受けたときは、これを尊重し、審査請求に対する裁決を行うものとする。
3 所管課長は、審査請求に対する裁決をしたときは、裁決書の謄本を審査請求人及び参加人に対して送達するとともに、その写しを企画課長に送付するものとする。
4 所管課長は、審査請求を認容して自己情報の全部又は一部を開示する場合は、裁決書の謄本及び審査請求に対する裁決に応じた決定通知書を審査請求人に送達するとともに、その写しを企画課長に送付するものとする。この場合において、その裁決に反対の意思を表示した第三者である参加人があるときは、裁決の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間の期間を置かなければならない。また、当該参加人に対して裁決書の謄本を送付するとともに、裁決に応じた開示決定の内容を通知しなければならない。
5 所管課長は、その裁決が開示決定に対する第三者からの審査請求に対する却下である場合は、裁決の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間の期間を置かなければならない。
6 裁決書等は、職員自ら送達する場合を除き、書留郵便などにより送達するものとする。
附 則
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附 則(令和元年7月19日訓令第2号)
この訓令は、公布の日から施行する。
