(趣旨)

第1条　この訓令は、湯梨浜町情報公開条例(平成16年湯梨浜町条例第7号。以下「条例」という。)の施行に関し、湯梨浜町情報公開条例施行規則(平成16年湯梨浜町規則第12号。以下「規則」という。)に定めるもののほか、全実施機関共通の公文書の開示に関する事務の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(総合窓口の設置等)

第2条　町長は、公文書の開示に係る事務の一元化を図り、町民等の利便を確保するため、総合窓口をまちづくり企画課に設置する。

(担当課で行う事務)

第3条　開示請求に係る公文書を管理する課(課に相当するものを含む。以下「担当課」という。)で行う事務は、次に掲げる事務とする。

(総合窓口での対応)

第4条　情報公開についての相談及び案内は、原則として総合窓口において行うものとし、当該相談者の求める情報がどのようなものであるかを具体的に聴取したうえで、次の各号のいずれかの方法で対応するのが適切であるかを判断し、適切に対処するものとする。

(担当課での対応)

第5条　担当課職員は、相談者が直接担当課を来訪した場合は、当該担当課においてその者が求める情報が具体的にどのようなものであるかを聴取し、前条第1項各号のいずれかの方法で対応すべきかを判断するものとする。

(公文書の特定等)

第6条　総合窓口職員は、相談者の相談内容が開示請求として対応すべきものであるときは、原則として、担当課の情報公開事務担当者の同席を求め、簿冊件名目録等により当該開示請求に係る公文書(以下「請求対象公文書」という。)の特定を行うものとする。ただし、担当課が遠隔の地にある等特段の理由を有する場合は、電話等により十分連絡を取り合い、請求対象公文書の特定に努めるものとする。

(公文書の特定ができない場合)

第7条　担当課の職員の不在等により総合窓口で請求対象公文書が特定できない場合は、総合窓口職員は、公文書の内容をより具体的に聴取し、請求書を受け付けるものとする。この場合、後日担当課職員から、確認等のための連絡をとる場合があることについて開示請求をした者(以下「請求者」という。)に説明するものとする。

(公文書が不存在である場合)

第8条　請求対象公文書の存在しないことが明らかな場合は、廃棄の記録又は作成(登録)の経過等を示すなどにより請求者にその理由を具体的に説明し、不存在であることに理解を得られるよう努めるものとする。この場合において、請求対象公文書が存在しているか、又は存在していないかを答えるだけで、条例第7条第1項各号の不開示情報を開示することとなる場合は、条例第10条の趣旨を請求者に十分説明し理解を得られるよう努めるものとする。ただし、当該請求者から開示請求がなされた場合は、請求を受け付けるものとする

(請求の方法)

第9条　開示請求は、原則として、規則に定める請求書を提出することにより行うものとし、口頭、ファクシミリ、電子メール及び電話による請求は受け付けないものとする。

(郵送による請求)

第10条　郵送による請求の場合は、形式的要件を具備した請求書を送付することによって請求できるものとする。この場合において、当該請求書に補正を要する場合は、相当の期間を定めて補正を求めるものとする。ただし、補正事項が軽微な場合は、請求者に確認し、了解を得たうえで、窓口の職員が補正できるものとする。

(請求権者の確認)

第11条　条例第5条に定める公文書の開示を請求できるもの(以下「請求権者」という。)であるかどうかの確認は、原則として、請求書の記載内容を審査することによって行うものとする。ただし、請求者が運転免許証、健康保険証、社員証等、住所氏名等を証するに足る書類を携帯している場合であって請求者本人の了解があるときは、それらの書類により確認することができるものとする。なお、受付後に疑義が生じた場合には、それぞれの要件に係る資料を調査する旨、請求者の了解を得ておくものとする。

(代理人による請求)

第12条　開示請求は、原則として本人が行うものであるが、本人の委任を受けた者により代理請求を行うことができる。なお、この場合において、代理関係を証する委任状の提出を求めるものとする。

(請求書の記載事項の確認)

第13条　総合窓口職員は、請求書の記載事項の内容について、次の各号に掲げる欄ごとに当該各号の細目に掲げる事項を確認し、不備があるときは、請求者に補正を求めるものとする。

(請求書の受付)

第14条　総合窓口職員は、前条の規定による確認及びその他記載漏れの有無など必要事項を確認したうえで、請求書に受付印を押し、その写しを請求者に控えとして交付するものとする。

(請求者への説明)

第15条　総合窓口職員は、請求書を受け付けたときは、当該請求者に対し、公文書の開示を請求された方へ(様式第1号。以下「説明書」という。)を交付するとともに、その内容を説明するものとする。

(開示事務処理簿への記載)

第16条　総合窓口職員は、請求書を受け付けたときは、開示事務処理簿(様式第2号)に必要事項を記入するものとし、以後、担当課からの連絡に基づき開示決定等について記録するなどにより、常に処理経過を把握できるようにしておくものとする。なお、この場合において、受付に係る整理番号については一連の番号を使用するものとし、町長を除くその他の実施機関で請求書を受け付けた場合は、総合窓口に整理番号を照会するものとする。

(受付後の請求書の取扱い)

第17条　総合窓口職員は、請求書を受け付けた後は、当該請求書の原本及び開示事務処理簿の写しを担当課に送付するとともに、請求書の写しを保管するものとする。なお、請求に係る公文書が複数の課に存在する場合は、当該公文書を作成した課又は当該公文書に係る事務事業の担当となっている課を担当課とするものとする。

(公文書の検索)

第18条　担当課は、総合窓口から請求書の送付を受けたときは、直ちに請求対象公文書の検索を行い、その存在を確認するものとする。

(公文書が特定できない場合の取扱い)

第19条　担当課は、受付時に請求対象公文書の特定ができなかった場合において、請求書の記載内容からなお判断しがたいときは、速やかに請求者に再確認し、請求対象公文書の特定を行うものとする。

(公文書が不存在の場合の取扱い)

第20条　担当課は、前2条の規定による文書の特定の結果、廃棄記録などにより請求対象公文書が不存在であることが明らかになった場合は、廃棄の経過を説明し、請求書の取下げを求めるものとする。この場合において、請求者がこれに応じないときは、請求者に当該公文書が存在していない旨を、規則に定める不開示決定通知書により、通知するものとする。文書件名登録簿、関連の簿冊等の調査により、請求対象公文書を作成しなかったことが明らかになった場合においても、同様に取り扱うものとする。

(開示決定等の検討)

第21条　担当課は、開示決定をするにあたり、請求対象公文書に記録されている情報が条例第7条第1項各号に規定する不開示情報に該当するかどうかを検討するものとする。また、請求対象公文書の一部に不開示情報が記録されている場合には、部分開示の可能性について十分検討するものとし、部分開示の妥当性の判断に際しては、必要に応じて、請求の趣旨を請求者に確認するものとする。

(意見書を提出する機会を与えることができる場合)

第22条　担当課は、請求対象公文書に第三者に関する情報(以下「第三者情報」という。)が記録されている場合において、当該情報が不開示情報のいずれかに該当すること又はいずれにも該当しないことが明らかでないときは、開示決定等を的確に行うため必要に応じて、当該第三者から公文書の開示に係る意見書(様式第3号。以下「意見書」という。)の提出を求めるものとする。ただし、開示決定等に当たっては、当該第三者から提出された意見書の内容に束縛されるものではないことに留意することとする。

(意見書を提出する機会を与えなければならない場合)

第23条　担当課は、請求対象公文書に第三者に係る不開示情報が記録されている場合において、条例第7条第1項第2号イ又は第3号の規定により、人の生命、健康等を保護するため、当該情報を公にすることが必要であると認めて開示するとき、又は条例第9条の規定により、不開示とすることに優越する公益があることを理由として当該公文書を開示するときは、公文書の開示に係る意見照会通知書により、当該第三者に意見書を提出する機会を与えなければならない。ただし、開示決定等に当たっては、当該第三者から提出された意見書の内容に束縛されることなく、法令など明確な根拠に基づき決定するものとする。

(意見書の提出を受けた第三者への通知)

第24条　担当課は、第三者から公文書の開示に反対の意思を表示した意見書の提出を受けた場合において、開示決定したときは、当該第三者に対して規則に定める開示決定等第三者通知書により通知するものとする。また、不開示決定又は請求を拒否したときは、当該第三者に対して適当な方法により決定内容を伝達するものとする。

(決定の期間)

第25条　担当課は、総合窓口が開示請求書を受理した日の翌日から起算して、原則として15日以内に開示決定等を行わなくてはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、開示決定等を行う期間(以下「決定期間」という。)を延長することができる。

(決定の手続き)

第26条　担当課は、開示決定等をするにあたり、所定の起案用紙に次に掲げる書類を添付して合議し、各実施機関の長の決裁を受けるものとする。

(決定通知書の記載内容)

第27条　担当課は、決定通知書の作成については、次に掲げる事項に留意するものとする。

(決定の通知等)

第28条　担当課は、開示決定等をしたときは、速やかに決定通知書を請求者に送付するとともに、その写しを総合窓口に送付するものとする。また、第21条第3項の規定により関係課と協議した場合は、当該関係課に対して決定通知書の写しを送付するなど、適当な方法により周知を図るものとする。

(日時及び場所)

第29条　公文書の開示は、決定通知書によりあらかじめ指定した日時及び場所において行うものとする。ただし、請求者がやむを得ない理由により当該決定通知書にて指定された日時に来庁できない場合は、担当課は請求者と協議のうえ、別の日時を指定し、総合窓口等に報告するものとする。この場合、改めて請求者に決定通知書の交付をしないものとする。

(開示の準備)

第30条　担当課は、開示の決定に係る公文書(以下「開示決定公文書」という。)を開示の日時までに指定の場所に搬入しておくものとする。ただし、次のいずれかに該当する場合は、原本を閲覧に供することができないため、あらかじめ開示決定公文書を複写機で複写したものを準備するものとする。

(開示に当たっての留意事項)

第31条　開示を受ける者は、原則として、開示等の決定を受けた本人に限るものとする。ただし、当該本人が障がいを有するなど、介助又は通訳等を必要とする場合においては、必要な者の同伴を認めることができる。

(閲覧の方法)

第32条　開示決定公文書が、文書、図画又は写真の場合は、原本を閲覧に供することにより行うものとし、原本を閲覧に供することができないときは、前条の規定により複写機で複写したものを閲覧に供するものとする。

(部分開示の場合における開示)

第33条　部分開示を行う場合における不開示とする部分の分離及び開示の方法は、概ね次によるものとする。

(写しの作成)

第34条　写しの交付をする場合における開示決定公文書の写しの作成については、文書、図画又は写真を複写機で複写することにより行うものとする。

(写しの交付等)

第35条　開示の方法が閲覧のみであるときを除き、担当課は、開示決定公文書の写しを作成し準備しておくものとする。この場合における、開示決定公文書の写しの交付部数は、原則として、開示決定公文書1件につき1部とする。

(費用の徴収)

第36条　担当課職員は、写しを交付又は送付するときは、次のとおり費用を徴収するものとする。

(費用の徴収方法)

第37条　写しの作成又は送付に要する費用の徴収方法は、次のとおりとする。

(前納の原則)

第38条　写しの作成又は送付に要する費用は全額を前納とし、納入通知書等により納付を確認後に写しを交付し、又は送付するものとする。

(審査請求書の受付)

第39条　審査請求は、行政不服審査法(平成26年法律第68号。以下「行審法」という。)第19条の規定より書面の提出によることを要するため、口頭、電話、ファクシミリ等による審査請求があったときは、書面の提出による正規の手続により審査請求を行うよう指導するものとする。

(審査請求書の審査)

第40条　担当課は、審査請求書の配布を受けたときは、次の事項について確認を行うものとする。

(審査請求書の補正)

第41条　担当課は、審査請求書が前条第1号又は第2号の規定の要件を満たしておらず不適法である場合であっても、補正することができるものであるときは、行審法第23条の規定により、相当の期間を定めて、審査請求人に補正を求めなければならない。

(却下の決定)

第42条　担当課は、審査請求が次のいずれかに該当する場合には、当該審査請求について却下の裁決を行い、裁決書の謄本を審査請求人に送達するとともに、その写しをまちづくり企画課に送付するものとする。また、担当課が却下の裁決をするにあたり、まちづくり企画課長に合議のうえ、町長の決裁を受けるものとする。

(不開示決定等の取消し)

第43条　審査請求のあった処分について、当該処分をした担当課が再検討を行い、その結果当該処分を取り消して、当該審査請求に係る公文書の全部を開示する裁決を行うときは、裁決書と併せて開示決定通知書を審査請求人に送達するとともに、その写しをまちづくり企画課に送付するものとする。ただし、審査請求のあった処分に対し第三者が反対の意思を表示している場合については、実施機関の判断で当該処分を取り消すことはできない。

(審査会への諮問)

第44条　担当課は、当該審査請求を却下するとき及び原処分を取り消して請求に係る公文書の全部を開示するときを除き、遅滞なく湯梨浜町情報公開審査会(以下「審査会」という。)に諮問書により諮問しなければならない。この場合、諮問書(様式第4号)に次の各号に掲げる書類を添付して、まちづくり企画課へ提出するものとする。

(審査会への対応)

第45条　担当課は、審査会から審査請求に係る公文書の原本の提出を求められたときは、これに従わなければならない。また、意見書若しくは資料の提出又は説明を求められたときは、これに応ずるものとする。

(審査請求に対する裁決)

第46条　まちづくり企画課は、審査会が答申したときは、その答申書を諮問した実施機関の担当課に送付するとともに、その写しを審査請求人及び参加人へ送付するものとする。また、答申書の写しを保管するものとする。

(運用状況の公表)

第47条　条例第26条の規定による運用状況の公表は、次に掲げる事項をインターネットの利用及び町の広報紙に掲載することにより8月初日までに行うものとする。

(任意的な開示)

第48条　任意的な開示に係る事務処理については、条例第3章に係る事務を除いて開示請求の取扱いに準じておこなう。