○湯梨浜町特定個人情報等取扱規程
平成27年12月28日
訓令第20号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条―第7条)
第3章 教育研修(第8条)
第4章 職員の責務(第9条)
第5章 特定個人情報の取り扱い(第10条―第22条)
第6章 情報システム等における安全の確保(第23条―第35条)
第7章 業務の委託等(第36条)
第8章 安全確保上の問題への対応(第37条)
第9章 監査及び点検の実施(第38条―第40条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この訓令は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第12条の規定に基づき、町(教育委員会等他の実施機関を含む。以下同じ。)における個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の適正な取り扱いを確保するために必要な措置について定めることを目的とする。
(定義)
第2条 用語の意義は、番号法第2条、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)及び個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号)の定めるところによる。
第2章 管理体制
(総括保護管理者)
第3条 町長は、特定個人情報等を適正に管理するために、町に総括保護管理者を1人置くこととし、湯梨浜町情報セキュリティ規程(平成16年湯梨浜町訓令第11号)第3条に定める情報セキュリティ委員会(以下「セキュリティ委員会」という。)の委員長をもって充てる。
2 総括保護管理者は、町長を補佐し、町における特定個人情報等の管理に関する事務を総括するとともに特定個人情報等が適正に取り扱われるよう必要かつ適切な監督を行う。
(保護管理者)
第4条 町長は、各課局室等において特定個人情報等を適正に管理するために、各課局室等に保護管理者を1人置くこととし、セキュリティ委員会の委員(委員長を除く。)をもって充てる。
2 保護管理者は、当該課局室等において特定個人情報等が適正に取り扱われるよう必要かつ適切な監督を行う。
(監査責任者)
第5条 町長は、特定個人情報等の管理の状況について監査するため、監査責任者を1人置くこととし、まちづくり企画課長をもって充てる。
(特定個人情報等の適切な管理のための委員会)
第6条 総括保護管理者は、特定個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、セキュリティ委員会を定期又は随時に開催する。
第3章 教育研修
(教育研修の実施)
第8条 総括保護管理者は、事務取扱担当者に対し、特定個人情報等の適切な管理のために、特定個人情報等の取扱方法、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
2 保護管理者は、当該課局室等の職員に対し、特定個人情報等の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。
第4章 職員の責務
(職員の責務)
第9条 職員(臨時的任用職員を含む。)は、番号法及び個人情報保護法の趣旨に則り、関連する法令及び例規等の定め並びに総括保護管理者及び保護管理者の指示に従い、特定個人情報等を適正に取り扱わなければならない。
2 職員は、特定個人情報等の漏えい、滅失若しくは毀損等(以下「情報漏えい等」という。)の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合は、速やかに保護管理者に報告しなければならない。
第5章 特定個人情報の取り扱い
(アクセス制限)
第10条 保護管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該特定個人情報等にアクセスする権限(以下「アクセス権限」という。)を有する者を、その利用目的を達成するために必要最小限の職員に限るものとする。
2 アクセス権限を有しない職員は、特定個人情報等にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で特定個人情報等にアクセスしてはならない。
(外部への送付等の制限)
第11条 職員は、業務上の目的で特定個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護管理者の決裁のうえ行うものとする。
(1) 特定個人情報等が記録されている媒体の外部への送付
(2) 特定個人情報等を扱う端末へのUSBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体(以下「記録媒体」という。)の接続
2 職員は、業務上の目的で特定個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、総括保護管理者の決裁のうえ行うものとする。
(1) インターネット等を用いた特定個人情報等の送信(ただし、法令で認めらたれた情報を、LGWAN等の専用回線を用いて、特定の通信先へ送信する場合は、保護管理者の決裁により行うことができる。)
(2) 特定個人情報等が記録されている端末又は媒体の外部への持出し
(3) インターネットに接続された端末(以下「ネット端末」という。)での特定個人情報等の利用
(4) その他特定個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(媒体の管理等)
第13条 職員は、保護管理者の指示に従い、特定個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行うものとする。
(正確性の確保)
第14条 職員は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)の執行に必要な範囲で、特定個人情報を正確かつ最新の状態に保つよう努めなければならない。
(廃棄等)
第15条 職員は、当該課局室等で管理している特定個人情報等又は特定個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該特定個人情報等の復元又は判読が不可能となる方法により当該情報の削除又は当該媒体の廃棄を行う。
(特定個人情報の取扱状況の記録)
第16条 総括保護管理者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備して、当該特定個人情報等の利用等の取扱状況について記録する。
(個人番号の利用の制限)
第17条 職員は、番号法第9条、湯梨浜町個人番号等の利用に関する条例(平成27年湯梨浜町条例第22号)、その他関係法令に規定する個人番号を取り扱うことのできる事務以外の事務に個人番号を利用してはならない。
(特定個人情報等の提供の制限)
第18条 職員は、番号法第19条、湯梨浜町個人番号等の利用に関する条例(平成27年湯梨浜町条例第22号)、その他関係法令に規定する特定個人情報等を提供できる場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。
(特定個人情報の提供の求めの制限)
第19条 職員は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合、その他番号法で定める場合に限り、個人番号の提供を求めることができる。
2 職員は、前項の規定により、個人番号の提供を受けた場合は、番号法第16条の規定による本人確認の措置を行うものとする。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第20条 職員は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
2 職員は、前項の規定により特定個人情報ファイルを作成する場合は、湯梨浜町個人情報の保護に関する法律施行条例(平成16年湯梨浜町条例第8号。以下「個人情報保護条例」という。)第3条の規定により、個人情報取扱事務の登録又は変更を行うものとする。
(特定個人情報等の収集・保管の制限)
第21条 番号法第20条に該当する場合を除き、他人の特定個人情報等を収集又は保管してはならない。
(取扱区域)
第22条 総括保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する各課局室等を取扱区域と定め、当該取扱区域の保護管理者は、物理的な安全管理措置を講ずるものとする。
第6章 情報システム等における安全の確保
2 保護管理者は、パスワード不正利用を防ぐために必要な管理監督を行う。
3 職員は、自己の使用するパスワードを他人に教え、又は使用させてはてはならない。
(アクセス記録等)
第24条 総括保護管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報システムにおける当該特定個人情報へのアクセス状況を記録するとともに、その記録を一定の期間保存し、定期に又は随時に分析及び確認を行う。また、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な削除の防止のために必要な措置を講ずる。
(外部からの不正アクセスの防止)
第25条 総括保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第26条 総括保護管理者は、不正プログラムによる特定個人情報等の情報漏えい等の防止のため、不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講ずるものとする。
(パスワード設定等)
第27条 職員は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該ファイルへのパスワードを設定する等の第三者による不正な読み取りを防止するための措置を講ずるものとする。また、第11条第2項第2号の規定により、特定個人情報等が記録されている端末又は媒体を外部へ持ち出す場合も同様の措置を講ずるものとする。
(バックアップ)
第28条 総括保護管理者は、特定個人情報等の重要度に応じて、バックアップファイルを作成し、当該特定個人情報等の減失防止及び分散保管するために必要な措置を講ずる。
(情報システム設計書等の管理)
第29条 保護管理者は、特定個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずる。
(端末の限定)
第30条 保護管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するものとする。
(端末の盗難防止等)
第31条 総括保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、必要な措置を講ずる。
2 職員は、総括保護管理者が必要があると認めるときを除き、端末を庁内から外部へ持ち出し、又は外部から庁内に持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第32条 職員は、端末の使用に当たっては、特定個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第33条 職員は、記録媒体を特定個人情報等を保存する端末(情報システムを含む。)へ接続してはならない。
(入退管理)
第34条 総括保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する部屋(以下「情報システム室等」という。)の入退室の記録、部外者が立ち入る場合の職員の立会い等の措置を講ずるものとする。
(情報システム室等の管理)
第35条 保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置等の措置を講ずるものとする。
第7章 業務の委託等
(業務の委託等)
第36条 特定個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、特定個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者は選定しないものとする。また、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理、実施体制並びに特定個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。
(1) 秘密保持義務に関する規定
(2) 事業所内からの特定個人情報の持ち出しの禁止
(3) 特定個人情報の目的外利用の禁止
(4) 再委託における条件
(5) 漏えい等事案が発生した場合の委託先の責任に関する規定
(6) 委託契約終了後の特定個人情報の返却又は廃棄に関する規定
(7) 特定個人情報を取り扱う従業者の明確化に関する規定
(8) 従業者に対する監督・教育に関する規定
(9) 契約内容の遵守状況について報告を求める規定
(10) 町が委託先に対して実地の監査、調査等を行うことができる規定
2 特定個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、委託先における特定個人情報の管理の状況について、必要に応じて検査等により確認するものとする。
3 個人番号利用事務等の全部又は一部の委託をするときは、「委託を受けた者」において、町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行う。
5 個人番号利用事務等の全部又は一部の「委託を受けた者」が再委託をするときは、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断する。
第8章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置等)
第37条 特定個人情報等の漏えい、滅失若しくは毀損等又は事務取扱担当者による番号法及び本取扱規程の違反等、安全確保上で問題となる事案(以下「漏えい等事案」という。)の発生した場合(その兆候を把握した場合を含む。)は、次に掲げる方法により対処するものとする。
(1) 漏えい等事案の発生又はその兆候を把握した場合に、その事実を知った職員は、速やかに当該特定個人情報等を管理する保護管理者(以下、この条において「保護管理者」という。)に報告しなければならない。
(2) 保護管理者は、当該漏えい等事案に係る事実確認及び被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を講ずるとともに、当該漏えい等事案の内容を特定個人情報漏えい等事案報告書(別記様式。以下「報告書」という。)により総括保護管理者及び個人情報保護事務を所管する課の課長(以下「個人情報保護担当課長」という。)へ報告する。
(3) 総括保護管理者は、前号により報告のあった内容を町長へ報告する。
(4) 個人情報保護担当課長は、当該漏えい等事案の発生について鳥取県へ報告する。また、当該漏えい等事案が番号法第29条の4に規定される重大な事態であった場合は、同条の規定に基づき当該漏えい等事案の発生について、同番号法第29条の4第1項及び第2項にもとづく特定個人情報の漏えい等に関する報告等に関する規則(平成27年特定個人情報保護委員会規則第5号。以下「委員会規則」という。)第3条第1項に基づき、個人情報保護法第127条第1項に規定する個人情報保護委員会(以下「個人情報保護委員会」という。)に速やかに報告する。
(5) 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、第2号により作成した報告書を必要に応じて訂正し、総括保護管理者及び個人情報保護担当課長に報告する。
(6) 総括保護管理者、保護管理者及び個人情報保護担当課長は、前号の規定による報告に基づき、漏えい等事案の発生した原因の分析、再発防止のために必要な措置について協議するとともに、必要に応じて個人情報保護条例第5条に基づき、鳥取県個人情報保護条例(令和4年鳥取県条例第29号)第18条に規定する鳥取県個人情報保護審査会に諮問する。
(7) 総括保護管理者は、前号の規定による協議等の結果に基づく再発防止のために必要な措置について、町長による決裁のうえ、職員に対し当該措置を実施するよう指示を行う。
(8) 個人情報保護担当課長は、前号による決裁後、当該漏えい等事案の概要等について委員会規則第3条第2項に基づき個人情報保護委員会へ報告する。
(9) 総括保護管理者は、当該漏えい等事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該漏えい等事案に係る本人への連絡対応等の措置を行う。
第9章 監査及び点検の実施
(監査)
第38条 監査責任者は、特定個人情報等の管理等の状況について、定期に又は随時に監査を行い、その結果を総括保護管理者に報告する。
(点検)
第39条 保護管理者は、自ら管理責任を有する特定個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告する。
(評価及び見直し)
第40条 特定個人情報等の適切な管理のための措置については、総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。
附則
この訓令は、平成28年1月1日から施行する。
附則(令和5年3月31日訓令第8号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。