○湯梨浜町グループウェアシステム運用管理要綱
平成21年12月17日
訓令第33号
(趣旨)
第1条 この要綱は、電子情報の適切な管理に資するとともに、行政事務における情報伝達の効率化、高度化、ペーパーレス化等を図るため構築したグループウェアシステム(以下「グループウェア」という。)の効率的かつ効果的な運用のための必要な事項を定めるものとする。
(1) グループウェア 内部情報系ネットワークシステムで利用するために作られたグループで作業を行うためのソフトウェアで構築されたシステムをいう。
(2) 登録 メールにより送信し、若しくは掲示板へ掲載すること、職員のスケジュールを掲載すること、設備の予約をすること又は各種書類のファイルをグループウェアに掲載することをいう。
(3) ID 利用者に与えられた利用者識別のためのユーザー名をいう。
(4) パスワード グループウェアを利用するため、入力する暗証番号をいう。
(グループウェアの機能)
第3条 グループウェアが提供する機能は、次のとおりとする。
(1) 庁内メール 電子情報を特定のID間で送受信する機能
(2) 電子メール 内部情報系ネットワーク内外を問わず特定のメールアドレスに電子情報を送受信する機能
(3) 掲示板 電子情報を掲載し、不特定のIDに提供する機能
(4) スケジュール 湯梨浜町の会議、行事等のスケジュール管理及び利用者のスケジュール管理を行う機能
(5) 設備予約 会議室、公用車等の予約状況を表示し、及び予約する機能
(6) ファイル管理 各所属及び職員が利用している届出、申請、報告等の書類のファイルを登録及び利用する機能
(グループウェア運用責任者)
第4条 町長は、グループウェアに関する決定権限者並びに責任者として、グループウェア運用責任者(以下「運用責任者」という。)を置く。
2 運用責任者は、副町長とする。
(運用管理)
第5条 グループウェアの運用管理は、デジタル・みらい戦略課が行う。
2 第1項の規定による運用管理に関する職務は、次に掲げるとおりとする。
(1) IDを定めること。
(2) グループウェアの利用内容及び利用方法について定めること。
(3) グループウェアの情報保護に関すること。
(4) その他グループウェアを適正かつ円滑に管理運営すること。
(グループウェアの利用者)
第6条 グループウェアの利用者の範囲は、次のとおりとする。
(1) 湯梨浜町職員
(2) 前号に掲げる者のほか、運用責任者がグループウェアの利用者として適当であると認めるもの
2 臨時的任用職員(以下「臨時職員」という。)等、一定の雇用期間においてグループウェアを利用させる場合、所属長は運用責任者と協議を行い、その許可を得なければならない。
3 第2項の規定によりIDを付与された臨時職員等については、所属長の指示及び責任のもとでグループウェアを利用することとし、本要綱の利用者に関する規定をすべて準用するものとする。
(利用者IDの発行及び廃止)
第7条 運用責任者は、任用、退職等で職員の増減があり、グループウェアのIDの発行又は廃止が必要となった場合、IDの発行又は廃止を行わなければならない。
2 第1項の規定によりIDを発行する場合は、職員の採用日等の前日までに発行し、その所属長に報告しなければならない。
3 第1項の規定によりIDを廃止する場合は、職員の退職日等から1ヵ月以内に行わなければならない。
(1) メール 受信者。ただし、添付ファイルの原本は、送信者とする。
(2) 掲示板 所属において掲載する掲示板にあっては当該所属長。プロジェクトチーム等のグループが設置する掲示板にあっては、当該グループの事務局となる所属長又は代表者
(3) 設備予約 会議室、公用車を所管する所属長
2 登録情報の内容に変更が生じ、又は不要となった場合は、速やかにこれを更新し、又は削除するものとする。
(禁止事項)
第9条 利用者は、次に掲げる行為をしてはならない。
(1) 情報の改ざん、毀損及び滅失並びに虚偽の情報の登録をすること。
(2) 特定の所属、職員又は第三者の名誉を傷つけること。
(3) 業務外での利用をすること。
(4) IDの不正利用をすること。
(5) 法令又は公序良俗に反して利用すること。
(6) 運用責任者から付与されたIDのパスワードを変更すること。
(7) その他グループウェアの運用に支障を及ぼすこと。
(利用制限)
第10条 運用責任者は、利用者が前条の規定に違反したときは、当該利用者IDの取り消し及び当該登録情報を削除することができる。
2 第1項の規定によりIDの取り消しを行う場合の期間は、2週間とする。ただし、特別な理由があり、運用責任者が取り消し期間の延長が必要と認める場合はこの限りではない。
(情報の削除)
第11条 運用責任者は、登録情報が、第9条の規定に該当する場合、利用者に通知することなく当該登録情報を削除することができる。
(利用状況の確認)
第12条 運用責任者は、適切にグループウェアが利用されているか運用状況を確認しなければならない。
2 運用責任者は、必要に応じて利用者に通知することなくその登録情報を調査することができる。
(ファイル管理への登録)
第13条 ファイル管理に登録する内容は、全庁的に利用可能なもの又は当該情報を共有することが有益なものであって、次に掲げるものとする。
(1) 庁内で利用する各種様式
(2) 各種統計データ
(3) 各種計画書
(4) 各種マニュアル
(5) その他有益と思われるもの
2 ファイル管理への登録は、所属単位で行うものとする。
3 所属長は、ファイル管理の登録に関して適正な管理に努めなければならない。
附則
この訓令は、平成22年1月1日から施行する。
附則(令和5年3月16日訓令第3号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。