○湯梨浜町情報記憶媒体取扱要領
平成21年5月7日
訓令第10号
(趣旨)
第1条 この訓令は、湯梨浜町情報セキュリティ規程(平成16年湯梨浜町訓令第11号)第12条及び第15条第1項第6号に基づき、外部記憶媒体による情報漏えい事故の抑止、予防等を行うための使用方法及び管理方法等の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(外部記憶媒体の使用禁止)
第2条 職員は、個人で所有する外部記憶媒体を業務に使用してはならない。
(外部記憶媒体の使用及び管理)
第3条 職員は、外部記憶媒体の使用及び管理について、次に掲げる事項を遵守しなければならない。
(1) 業務に利用が可能なUSBメモリ
外部記憶媒体は、暗号技術等セキュリティ機能を持つUSBメモリを利用するものとし、情報資産の保護対策及び町における情報の取扱いについて協議するために設置された情報セキュリティ委員会(以下「セキュリティ委員会」という。)が、別途定める仕様に基づき用品指定をされた製品又はそれに準じた製品をデジタル・みらい戦略課が公費により調達し、USBメモリ貸与管理簿(様式第1号。以下「貸与簿」という。)に記載するとともに、パスワードを付与し、各課局室等(以下「各課等」という。)に貸与したものを使用するものとする。
(2) 各課等におけるUSBメモリの管理
イ 各課等は、次に掲げる事項に基づき、USBメモリを管理するものとする。
(ア) 各課局室長等(以下「各課長等」という。)は、自己又は所属内の職員をUSBメモリ管理責任者(以下「管理責任者」という。)とし、USBメモリの管理を行い又は行わせるものとする。
(イ) 管理責任者は、入手したUSBメモリの管理番号、パスワード等USBメモリの一括の管理を行うものとする。
(ウ) 管理責任者は、受け入れたUSBメモリに管理番号を付与し、所定の位置に管理番号のシールを貼付するものとする。
(エ) 管理責任者は、職員からUSBメモリの返却を受ける際は、USBメモリ使用簿(様式第4号。以下「使用簿」という。)に返却日を記入させた上で、確認を行うものとする。
(オ) 管理責任者は、返却を受けた後、保管に移すときは、必ず保存されているデータが完全に削除されていることを確認し、データが空の状態で保管を行うものとする。
(カ) 各課等が、USBメモリの使用を取りやめるときは、デジタル・みらい戦略課へ速やかに返却するものとする。返却を受けたデジタル・みらい戦略課は、貸与簿及び登録届に必要事項を記載し、保管するものとする。また、廃棄が必要なときは、情報の漏えいが不可能なように、物理的な破壊等措置を行うものとする。
(3) USBメモリの使用
ア 管理責任者は、所属の職員がUSBメモリを使用するときは、使用簿に使用目的、使用期間等を記載させ、業務の必要性を勘案の上、承認を行うものとする。
イ 職員は、USBメモリの使用を行うときは、承認された使用目的外のデータの保存、使用期間を超えた利用は行ってはならない。
ウ 職員は、USBメモリの使用を終えたときは、コンピュータウィルスの検知等がないことを確認し、データを適切に処置(削除等)した上で、データが残っていないことを確認し、使用簿に返却日時を記入し、管理責任者の確認を受けた後、返却を行うものとする。
(4) 外部から持ち込まれるUSBメモリの取扱い
管理責任者は、業務上やむを得ない場合、外部から持ち込まれるUSBメモリについて、個人情報等重要な行政情報の漏えい防止、コンピュータウィルスの感染防止等の措置が行われている場合、使用を許可することができる。
(管理状況検査)
第4条 デジタル・みらい戦略課は、セキュリティ委員会の行う内部監査により、USBメモリの管理状況及び使用状況について随時検査を行い、この訓令に基づくUSBメモリの取扱いが適切になされているか確認を行うものとする。
(その他)
第5条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項はセキュリティ委員会において協議を行った上で別に定める。
附則
この訓令は、平成21年5月7日から施行する。
附則(令和5年3月16日訓令第3号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。