○湯梨浜町戸籍事務の電子情報処理組織に係るデータ保護管理要綱
平成16年10月1日
訓令第10号
(趣旨)
第1条 この訓令は、湯梨浜町個人情報保護条例(平成16年湯梨浜町条例第8号。以下「条例」という。)、湯梨浜町個人情報保護条例施行規則(平成16年湯梨浜町規則第14号。以下「規則」という。)に定めるもののほか、戸籍事務の電子情報処理組織(除籍の磁気ディスク管理システムによる処理を含む。)に係るデータの保護及び適正な管理を図るため、必要な事項を定めるものとする。
(対象)
第2条 この訓令で対象とするデータは、磁気ディスク等(磁気ディスク、磁気テープのほか、情報を記録する媒体をいう。以下同じ。)に記録されたデータ及びその記録を出力した出力帳票(以下「戸籍データ」という。)とする。
(1) 戸籍管理システム 町民課に設置した戸籍専用コンピュータに、現在戸籍、除かれた戸籍、戸籍の附票及び人口動態調査票等を磁気ディスク等に記録し、戸籍法(昭和22年法律第224号)その他の法令の定めるところにより処理する戸籍事務及び戸籍の附票事務、人口動態調査事務等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) データ 戸籍管理システムで取り扱われる入力及び出力の帳票及び磁気ディスク等に記録されるものをいう。
(3) サーバ データを記録し、データの入力及び出力の制御を行う機器のことをいう。
(4) 端末機 サーバと直接又は専用通信回線によって結ばれ、データの入力及び出力の機能を有する機器をいう。
(5) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作手引書その他戸籍管理システムに関する仕様書及び文書をいう。
(業務処理の範囲)
第4条 電算処理による業務の範囲は、次のとおりとする。
(1) 戸籍届書に基づいて処理する戸籍の編製及び管理
(2) 戸籍の記録事項証明書の発行
(3) 戸籍附票の作成、管理及び記録事項証明書の発行
(4) 除籍の管理並びに謄本及び抄本の発行又は記録事項証明書の発行
(5) 改製原戸籍の管理並びに謄本及び抄本の発行
(6) その他法令に定めのあるもの
(事務処理の原則)
第5条 戸籍管理システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するよう配慮しなければならない。
(保護管理者)
第6条 戸籍管理システム及びデータ、ドキュメント等の総括的な管理を図るため、戸籍保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。
2 保護管理者は、町民課長をもって充てる。
3 保護管理者は、戸籍管理システムを統括する。
(取扱責任者)
第7条 戸籍データの一部を処理させるため、戸籍データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置く。
2 取扱責任者は、町民課住民戸籍係長をもって充てる。
(取扱職員)
第8条 戸籍事務に従事する職員(以下「取扱職員」という。)は、戸籍データの取扱いについては、厳正かつ適切に管理し、個人情報の保護に努めなければならない。
(保護管理者の職務)
第9条 保護管理者は、電算処理の運用にあっては、個人情報の保護のため、次により適正かつ慎重な措置を講じなければならない。
(1) 端末機の操作に当たっては、取扱責任者に対し固有暗証番号(以下「固有パスワード」という。)を使用させ、その固有パスワードを保護管理者暗証番号(以下「管理パスワード」という。)で管理すること。
(2) 管理パスワード及び固有パスワードにあっては、秘密事項とし、取扱職員に使用させる固有パスワードにあっても、秘密事項とすること。
(3) 取扱責任者に端末機の処理ごとの固有パスワード使用状況を定期的に調査させ、端末機操作の適正化及び正確性を確保すること。
(4) その他戸籍データの保護のために必要な措置をすること。
(取扱責任者の職務)
第10条 取扱責任者は、戸籍データの管理の状況及びこれに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが的確に管理されるように努めなければならない。
2 取扱責任者は、戸籍管理システムにおいて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な安全措置を講じなければならない。また、事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、保護管理者に報告しなければならない。
(データの保護)
第11条 保護管理者は、次により戸籍データの漏えい、滅失、き損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
(1) 戸籍管理システムの処理が可能な端末機は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置すること。
(2) 入力及び出力されたデータは、電算処理を行う他の業務と連動処理させないこと。また、これを他の業務に利用させないこと。
(3) 戸籍データは、不要となった時点で、速やかに裁断するなど復元できない方法によって処分すること。
(4) 戸籍データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供させないこと。
(磁気ディスク等の保管)
第12条 取扱責任者は、磁気ディスク等を次により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない耐火性保管庫に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等の受払い及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておくこと。
(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去したうえで、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(出力帳票の管理)
第13条 取扱責任者は、戸籍管理システムから出力された帳票を次により適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない耐火性保管庫に保管する等これらの安全を確保すること。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 出力された帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第14条 保護管理者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 ドキュメントを外部へ持ち出し又は複写するときは、保護管理者の承認を得なければならない。
3 保護管理者は、廃棄の方法等について必要な措置を講じなければならない。
(パスワードの管理)
第15条 取扱責任者は、取扱職員の業務処理範囲を定め、取扱職員ごとに入力及び出力を制御するパスワード(以下「パスワード」という。)を設定し、付与しなければならない。
2 取扱責任者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 取扱責任者は、パスワードを取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、第1項により定められた業務処理範囲を超えて、戸籍管理システムの事務処理をしてはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第16条 取扱責任者は、必要があるときは、取扱職員に次に掲げる事項を報告させ、常に戸籍管理システムの取扱状況を把握していなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末機の管理状況
(3) 戸籍データの取扱状況
(4) その他戸籍管理システムの運用に関すること。
(端末機の操作)
第17条 端末機の操作は、保護管理者、取扱責任者又は取扱職員でなければ行ってはならない。
2 端末機の操作は、戸籍事務又は戸籍関連事務以外に行ってはならない。
(端末機の設置場所)
第18条 保護管理者は、戸籍業務に使用できる端末機を指定し、町民課並びに東郷支所及び泊支所の窓口の受付カウンターから離れた場所に設置するものとし、来庁者及び保護管理者、取扱責任者若しくは取扱職員以外の職員がその内容を閲覧できないよう配慮しなければならない。
(機器等の管理方法)
第19条 取扱責任者は、データの適正な管理を図るため、別に定める方法により戸籍管理システムに係る機器及びソフトウェア(以下「機器等」という。)を管理しなければならない。
(研修の実施)
第20条 取扱責任者は、データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚並びに戸籍管理システムの安全対策を図るため、取扱職員に対して年1回以上の教育及び訓練計画を定め、これを実施しなければならない。なお、新任の取扱職員については、できるだけ早い時期に実施しなければならない。
(業務の委託)
第21条 保護管理者は、電算処理による業務の委託をしようとするときは、その受託者が知り得た事項を不当な目的に使用することを防止するため、受託者に対し、戸籍データ管理の施設及び体制、移行作業の場所及び体制等を適正なものとさせるとともに、秘密保持を求め、これに違反した場合の責任を明確にするなど、十分な措置を講じなければならない。
(提供の禁止)
第22条 戸籍データは、法令に定めがある場合を除き、外部に提供してはならない。
(その他)
第23条 この訓令に定めるもののほか、戸籍管理システムのデータ保護管理に関し必要な事項は、別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成16年10月1日から施行する。
附則(平成19年3月30日訓令第12―2号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成24年10月24日訓令第23号)
この訓令は、平成24年10月24日から施行する。