○湯梨浜町公文規程
平成16年10月1日
訓令第5号
(趣旨)
第1条 公文の種類、書き方、文体、用字、用語、書式その他公文の作成に関しては、別に定めるもののほか、この訓令の定めるところによる。
(公文の種類)
第2条 公文の種類は、次のとおりとする。
(1) 法規文
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基づき、制定するもの
イ 規則 地方自治法第15条の規定に基づき、制定するもの
(2) 公示文
ア 告示 一定の事項を法令又は権限に基づき、公式に広く一般に周知させるために公示するもの
イ 公告 告示以外で、一定の事項を多数人又は一般に周知させるために公示するもの
(3) 令達文
ア 訓令 職務執行上の基本的事項等について、所管の機関又は所属の職員に対し発する命令で、公表を要するもの
イ 内訓 所管の機関又は所属の職員に対し発する命令で、公表を要しないもの
ウ 達 特定の個人又は団体に対して特定の事項を命令し、禁止し、若しくは停止し、又は許可、認可、承認等の行政処分を取り消すもの
エ 指令 特定の個人又は団体の申請、願等に対して許可し、認可し、承認し、又は指示命令するもの
(4) 往復文
ア 通達 行政運用の方針、例規等の解釈、職務運営上の細目等に関する事項を所管の機関又は所属の職員に対して指示するもの
イ 依命通達 町長の補助機関がその命を受けて、自己の名で通達するもの
ウ 申請 行政機関に対して許可、認可、承認、補助等の一定の行為を求めるもの
エ 進達 団体又は個人からの申請、願等を上級の行政機関に取り次ぐもの
オ 副申 申請、願等を進達する場合に、意見を添えて具申するもの
カ 諮問 一定の機関に対して意見を求めるもの
キ 答申 諮問を受けた機関がその諮問事項について意見を述べるもの
ク 通知 一定の事実又は意思を特定の相手方に知らせるもの
ケ 照会 ある事項を問い合わせるもの
コ 回答 照会、依頼、協議等に対して応答するもの
サ 報告 ある事実についてその経過等を行政機関等に報告するもの
シ 願 上司及び上級の行政機関に対して一定の事項を願い出るもの
ス 届 上司及び上級の行政機関に対して一定の事項を届け出るもの
セ 依頼 ある一定の行為の実現を特定の相手方に頼むもの
ソ 送付 物件を相手方に送達し、その受領を要求するもの
タ 建議 附属機関がその属する機関に対して自発的に意見を申し出るもの
チ 協議 ある事項を打ち合わせるもの
ツ 勧告 判断、意見を申し出て相手方の措置を勧め、又は促すもの
(5) 組織内関係文
ア 伺 事務の処理に当たって、上司の指揮を求めるもの
イ 上申 上司に対して意見又は事実を述べるもの
ウ 内申 主として部内の人事関係事項について上申するもの
エ 復命 上司から命ぜられた用務の遂行の結果を報告するもの
オ 供覧 上司の閲覧に供するもの
カ 回覧 職員の相互に見せ合うもの
キ 辞令 職員に対して任免、給与又は勤務等について命令するもの
ク 報告 ある事実の経過又は処理結果を上司に報告するもの
ケ 事務引継 職員が退職し、休職し、又は転任した場合、前任の職員が担任していた事務の処理てん末を後任者に引き継ぐもの
(6) その他
ア 賞状、表彰状及び感謝状
イ 証明書
ウ 書簡文
エ あいさつ文(式辞、祝辞、弔辞、訓示)
オ 請願文、陳情文
カ 契約書
キ その他職員が職務上作成するもの
(公文の記号及び番号)
第3条 公文には、次により記号及び番号を付けなければならない。
(1) 条例、規則、告示及び訓令は、町名を冠し、その区分により番号を付け例規原簿に記載すること。
(2) 達及び指令は、湯梨浜町文書事務規程(平成16年湯梨浜町訓令第4号)の規定による記号に町名を冠し、文書発送簿の番号によること。
(3) 往復文及び組織内関係文は、湯梨浜町文書事務規程の規定による記号を冠し、文書受付簿又は文書発送簿の番号によること。ただし、様式第1号から様式第6号までの公文書式により記号及び番号を必要としないものは、これを除く。
(公文の記名)
第4条 公文の記名は、次のとおりとする。
(1) 条例、規則、告示、公告、訓令、内訓、達及び指令は、町長名を用いること。
(2) 往復文及び組織内関係文書は、町長名又は副町長名を用いること。ただし、軽易なものについては、その他の記名を用いること。
2 公文のあて名及び記名は、官職を記入し、氏名を省略することができる。
(公文の書き方)
第5条 公文は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものは、原則として縦書きとする。
(1) 法令等の規定により様式が縦書きに定められているもの
(2) 他の官公庁が特に様式を縦書きに定めているもの
(3) 賞状、表彰状、感謝状、式辞、祝辞その他これらに類するもののうち、縦書きが適当と認められるもの
(4) その他町長が特に適当と認めたもの
(文体)
第6条 公文の文体は、おおむね次の基準によるものとする。
(1) 原則として「ます」を基調とする口語体とすること。ただし、条例、規則、告示、訓令、契約書その他これに類するものは、「である」を基調とすること。
(2) 同じ文章の中では、本文と次元を異にするものを除いては、文体を統一すること。
(3) 文章はなるべく短く区切り、又は内容に応じ、箇条書の方法を取り入れ、一読して理解しやすい文章とすること。
(用字)
第7条 公文の用字は、次の各項に定めるところによるものとする。
2 漢字は、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)の本表及び付表(表の見方及び使い方を含む。)によるものとする。ただし、次に掲げる言葉については、この限りでない。
(1) 専門用語及び特殊用語
(2) 日本の地名及び人名その他の固有名詞
3 公文の仮名遣いは、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)によるものとする。
4 公文の送り仮名の付け方は、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)の通則1から通則6までの本則及び例外、通則7及び付表の語(1のなお書きを除く。)によるものとする。ただし、複合の語(送り仮名の付け方の本文の通則7を適用する語を除く。)のうち、活用のない語であって読み間違えるおそれのないものについては、送り仮名の付け方の本文の通則6の許容によるものとする。
5 左横書きの場合の数詞の書き表し方は、次に定めるところによる。ただし、他の法令により特段の定めがある場合等には、これによらないことができる。
(1) 数字は、算用数字(アラビア数字)を用いる。ただし、次の場合には、漢字を用いる。
ア 固有名詞を書き表す場合
〔例〕 ○○○市一丁目
九州
三輪車
イ 概数を書き表す場合
〔例〕 数十日
四、五人
五、六十万
ウ 数量的な意味がうすくなった語に用いる場合
〔例〕 一般
一部分
第三者
エ 万以上の数の単位として用いる場合(表及び各号列記中の表記を除く。)
〔例〕 100億
100万
オ 「ひとつ」「ふたつ」「みっつ」等と読む場合
〔例〕 一つずつ
二間つづき
三月ごと
(2) 整数は、3位ごとに「，」を付けて単位区分とすること。
ただし、年号、文書番号、番地などは区切りを付けない。
〔例〕 1,100
1,000,000
(3) 数に単位以下の端数がある場合には、整数と小数の間に「．」を付けること。
〔例〕 0.375
1,234.567
(4) 分数、帯分数又は倍数を書き表す場合には、次の例による。
〔例〕 分数 2分の1
帯分数 
倍数 1,000倍
(5) 日付、時刻及び時間を書き表す場合には、次の例による。
〔例〕 日付
普通の場合 (元号) 年 月 日
省略する場合 (元号)11．1．1
時刻
普通の場合
午後3時30分
15時30分
省略する場合 15：30
時間
9時間10分
10分間
(6) 四半期を書き表す場合には、次の例による。
〔例〕 第1―四半期
6 縦書きの場合の数詞の書き表し方は、次に定めるところによる。ただし、他の法令により特段の定めがある場合等には、これによらないことができる。
(1) 数字は、「一」「十」「百」「千」「万」「億」等の漢字を用いるものとする。
〔例〕 四十五
一億千万
(2) 表の中で番号、日付、時刻、時間又は計数を書き表す場合には、「十」「百」「千」「万」等の漢字を省略することができる。
〔例〕 第二三四号
(元号)一一年一二月二五日
二三時四五分
(3) 「十」「百」「千」「万」等の漢字を省略した場合には整数は、3けたごとに「、」を用いる。
〔例〕 一、一〇〇
(4) 数に単位以下の端数がある場合には、整数と少数の間に「・」を付けること。
〔例〕 〇・三四五
百七十三・九四五
(5) 分数又は倍数を書き表す場合には、次の例による。
〔例〕 分数 二分の一
倍数 千倍
(用語)
第8条 公文の用語は、次に定めるところによらなければならない。
(1) 特殊な言葉、堅苦しい言葉又は使い方の古い言葉を使わず、日常一般に使われている易しい言葉に言い換えること。
〔例〕 稟請→申請 懇請する→お願いする
(2) 言いにくい言葉は、口調のよい言葉に言い換えること。
〔例〕 拒否する→受け入れない はばむ→妨げる
(3) 音読する言葉で耳で聞いて意味の分かりにくいもの又は意味が二様にとれるものは、意味の明りょうな他の言葉に言い換えること。
〔例〕 塵芥→ほこり 協調する(「強調する」とまぎれるおそれがある。)→歩調を合わせる
(4) 二つ以上の漢語を続けて用いることにより意味が不明りょうとなる場合は、適当に助詞等を用いてこれらの漢語をつなぐこと。
〔例〕 職業訓練所指導員研究会→職業訓練所の指導員の研究会
(5) 常用漢字以外の漢字を用いた言葉(前条第2項第1号に掲げる言葉は除く。)は、次のいずれかの言葉に書き換え、又は言い換えること。
ア 平仮名書きにした言葉
〔例〕 斡旋→あっせん 挨拶→あいさつ
イ 意味の似た同じ音の常用漢字を用いた言葉
〔例〕 車輌→車両
ウ 常用漢字で書き表すことのできる他の言葉
〔例〕 竣工→落成(完工) 鞭撻→激励
〔例〕 口腔→口こう 右舷→右げん
(番号)
第9条 規程形式をとる公文の条名、項番号、号番号等の書き方は、次の例による。
条名 第1条
項番号 1
2
号番号 (1)
(2)
号の中を細分する場合
2 規程形式以外の公文を細別する場合における細部の部分を表す番号及び記号並びにその順序は、次のとおりとする。ただし、「第1」「第2」「第3」等及び「第一」「第二」「第三」等の番号は、用いないことができる。
(1) 左横書きの場合
(2) 縦書きの場合
(1) 「。」(まる、句点)
ア 「。」は、一つの文を完全に言い切ったところに必ず用いる。「 」、( )の中でも同様とする。
イ 題目、標語その他簡単な語句を掲げる場合、事物の名称を列記する場合などでその字句が名詞形で終わるときは、「。」を用いない。ただし、最後の字句が「こと」又は「とき」で終わる場合又は名詞形の字句の後に更にただし書などの文章が続く場合は、「。」を用いる。
ウ 言い切ったものを「と」で受ける場合又は疑問、質問などの内容を挙げる場合は、「。」を用いない。
(2) 「、」(点、読点)
「、」は、一つの文の中で、言葉の切れ続きを明らかにする必要があるところに用いる。
ア 文の主題を示す「は」、「が」等のあとには「、」を用いる。
イ 名詞を並列して用いる場合には、各名詞の間に「、」を用いる。ただし、並列する語句が二つの場合又は並列する語句が三つ以上の場合における最後の二つの語句の間は、「及び」とか「又は」のような接続詞で結び、「、」は用いない。
ウ 二つの形容詞、副詞及び動詞を「及び」とか「又は」のような接続詞で結ぶ場合には、その接続詞の前に「、」を用いる。
オ 名詞を例示的に並列して「その他」でくくる場合には、「その他」の前には「、」を用いないが、形容詞、副詞及び動詞を例示的に並列して、例示される最後の語句のあとを「その他」でくくる場合には、「その他」の前に「、」を用いる。
キ 文中に限定を加えたり、条件を挙げる語句が入る場合は、その後に「、」を用いる。挿入の場合は、前後に「、」を用いる。
ク 句と句を接続する「かつ」の前後には「、」を用い、語と語を接続する「かつ」には、「、」を用いない。
ケ 接続詞、副詞、感動詞又は呼び掛け語の後には、「、」を用いる。
コ 縦書きの場合は、数字のけたを示すときに用いる。
(3) 「・」(なか点)
ア 「・」は、外国の固有名詞、外来語、ローマ字等の区切りに用いる。
イ 「・」は、名詞、代名詞又は数詞を並列する場合に、「、」の代わりに又は「、」と併せて用いることができる。
(4) 「，」(コンマ)
「，」は、横書きの整数のけたを示す場合などに用いる。
(5) 「．」(ピリオド)
「．」は、単位を示す場合、省略符号とする場合、識別を必要とする場合などに用いる。
(6) 「：」(コロン)
「：」は、次に続く説明文又はその他の語句があることを示す場合、図・表の中などで時刻を略して書き表す場合に用いる。
(7) 「～」(なみがた)
「～」は、「○から○まで」を示す場合に用いることができる。
(8) 「―」(中線、ダッシュ、ハイフン)
「―」は、四半期を書き表すほか、丁目及び番地を省略して書き表す場合などに用いる。
(9) 「( )」(括弧)
「( )」は、一つの語句又は文の後に注記を加えるときに、その注記を挟んで用いる。
(10) 「「 」」(かぎ括弧)
「「 」」は、引用する語句若しくは文又は特に明示する必要のある語句を挟んで用いる。
(その他)
第12条 この訓令の施行に関し必要な事項は、別に定める。
附則
この訓令は、平成16年10月1日から施行する。
附則(平成16年12月24日訓令第109号)
この訓令は、平成16年12月24日から施行する。
附則(平成19年3月19日訓令第5号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
